PMO – Funcția Bate Gradul

Nu am întâlnit în lumea mea – cea a întreprinderilor mici și mijlocii, adică firme, nu companii – vreo organizație care să aibă un PMO constituit formal, ca la carte. În același timp, în majoritatea cazurilor, aceste firme își desfășoară activitatea în proiecte, multe dintre ele fiind chiar organizate în jurul proiectelor (projectized).

Această situație mi-a dat de gândit: oare cum pot aceste organizații să-și desfășoare activitatea fără un PMO, când proiectele și managementul de proiect sunt esențiale pentru ele? Oare nu cumva, așa mici și agile cum sunt, au găsit alternative la implementarea ca la carte a unui PMO?

Înainte de a răspunde la această întrebare în detaliu, să vedem ce spune cartea pe care am pomenit-o deja de două ori despre ce este un PMO. Iată definiția dată de PMI în ghidul PMBOK®:

A project management office (PMO) is an organizational body or entity assigned various responsibilities related to the centralized and coordinated management of those projects under its domain. The responsibilities of a PMO can range from providing project management support to actually being responsible for the direct management of a project.

[…]

The specific form, function and structure of a PMO is dependent upon the needs of the organization it supports.

Din punctul de vedere al acestei definiții, lucrurile sunt clare: fie avem un PMO formal constituit, fie nu avem. Altfel, nu am mai vorbi de organizational body or entity.

Gândindu-mă la această definiție și la realitățile din firmele care-și desfășoară activitatea în, și eventual chiar sunt organizate pe proiecte, mi-am amintit de ce se spune în Armată: funcția bate gradul. De altfel, această tensiune între formă și funcție este esențială și în arhitectură.

Astfel, am ajuns la concluzia că organizațiile de mici dimensiuni au găsit într-adevăr alternative de a implementa funcția de PMO, fără a implementa și forma lui. Cu adevărat, cred că în acest caz, funcția chiar bate gradul/forma.

Am identificat trei (or fi mai multe?) forme alternative de PMO, „PMO”, pe care le voi descrie în cele ce urmează.

1. „PMO” Semi-/In- formal

În fiecare organizație care își desfășoară activitatea în proiecte există oameni care le conduc. Aceștia sunt cei care știu cum se face un proiect, cei care îi pot învăța și pe alții, cei care îi pot verifica pe ceilalți. Cred că acești oameni – un fel de comunitate de practică în interiorul organizației – formează în mod semi- sau in- formal un fel de PMO, deoarce îndeplinesc funcția unui PMO. În mod cert, dacă organizația ar crește de-a lungul anilor, acești manageri de proiect ar fi în mod natural incluși într-un PMO formal constituit.

Găsesc o serie de avantaje la această formă surogat de PMO:

• Funcția este îndeplinită
• Există o acceptare și supunere voluntară din partea membrilor organizației la cerințele formulate de cei câțiva membri care știu cum se conduc proiectele
• Sunt oferite oportunități mai facile de creștere celor care vor să facă pasul către managementul de proiect, deoarece este mai ușor de interacționat cu o comunitate informală decât cu un departament formal, precum și celor care sunt deja manageri de proiect, prin efortul continuu pe care-l fac de a-i învăța și pe ceilalți și mai ales de a uniformiza practica în domeniu în organizație.

Evident, sunt și dezavantaje, ușor de intuit:

• Autoritatea acestui PMO ne-formal este limitată – se bazează pe prestigiul celor care-l constituie, fără a avea sprijinul unei structuri organizaționale
• Ca un corolar, de obicei lipsesc procedurile formalizate și documentația.

2. „PMO” Externalizat

Nu este neobișnuit ca o firmă să apeleze la serviciile unui consultant (sau coach) extern organizației, pentru a introduce managementul de proiect în firmă ori pentru a conduce proiecte ale firmei. În acest caz, respectivul consultant, care de multe ori este o altă organizație, specializată în managementul de proiect, formează de facto un PMO externalizat.

Avantajele pe care le văd la această formă sunt:

• Funcția este îndeplinită – chiar dacă numai pe durata contractului
• Se realizează un transfer de cunoștințe către membrii organizației
• În mod sigur contractul prevede realizarea de proceduri formalizate și de documentație.

Dezavantajele majore ar fi:

• Costul ridicat la unui consultant extern
• Cu tot profesionalismul, un consultant extern nu este la fel de atașat de organizație și de obiectivele ei ca și membrii ei.

3. „PMO” Partajat

Această formă alternativă (mă rog, surogat) de PMO mi se pare cea mai interesantă. Ea apare atunci când organizații care nu au această structură se aliază pentru a desfășura proiecte în comun, în joint venture-uri, cluster-e sau alte forme de organizare. Chiar la firma mea, am mers împreună cu o altă firmă la o licitație internațională, pregătiți să lucrăm împreună, într-un joint venture.

Ca să poată lucra împreună, organizațiile aliate trebuie să stabilească moduri de lucru, să definească documentație, să aleagă instrumentele folosite și să supervizeze proiectele comune. Într-un cuvânt, ele trebuie să pună la punct un fel PMO, chiar dacă nu sub forma unui departament, pe care să-l folosească în comun, adică vorbim de un PMO partajat.

Avantajele unui PMO partajat sunt aceleași ca la unul externalizat, deoarece este o formă de PMO externalizat, nefiind parte integrantă a niciuneia dintre organizațiile implicate.

În ceea ce privește dezavantajele, ele sunt:

• Un PMO partajat are autoritate și influență doar asupra proiectelor comune
• Durează doar cât proiectele comune.

Acestea au fost trei alternative de implementare a unui PMO, pe care le-am identificat eu în activitate organizațiilor mici, care nu au asemenea structuri constituite formal.

Unii dintre voi, mai ales care lucrați în companiile mari și rele :-), veți găsi expunerea mea cam trasă de păr, dacă nu total neconvingătoare. Poate un PMO poate exista numai ca departament formal, orice altceva fiind improvizație neprofesionistă.

Adevărul este însă că firmele mici și bune 🙂 trebuie să fie creative și să găsească alternative la îndemâna resurselor lor pentru a nu se transforma în firme mici și slabe.

Nu uitați, funcția bate gradul!