by Sunt riscurile operationale importante pentru managerii de proiect? In ce măsura noi, ca project manageri, ar trebui sa cunoaștem si sa înțelegem aceste riscuri? Operațiunile sunt în afara domeniul de aplicare al unui proiect, chiar daca există puncte de intersectare, în care cele două zone interacționează. Cele mai multe cursuri de management de proiect chiar încep prin a defini aceste doua zone ale organizației (operațiuni si proiecte) si principalele deosebiri intre acestea…
Pentru a răspunde la întrebarea din titlu, haideți sa începem cu definiția riscurilor operaționale. Wikipedia spune ca: „Riscul operațional este riscul de pierderi cauzate de procese, politici, sisteme sau evenimente care perturbă operațiunile de afaceri”. Mai mult, in același articol aflam si definiția managementului de risc operațional: „Managementul riscului operațional (ORM) este o disciplină specializată în managementul riscurilor. Acesta constituie procesul continuu de evaluare a riscurilor, de luare a deciziilor și de punere în aplicare a controalelor riscurilor, ceea ce duce la acceptarea, atenuarea sau evitarea diferitelor riscuri operaționale”.
Definiția riscurilor operaționale aduce in discuție „procese, politici”, o enumerare care este familiara tuturor managerilor de proiect. O regăsim in definiția OPA – Organizational Process Assets: „Activele proceselor organizaționale (OPA) sunt planurile, procesele, politicile, procedurile și bazele de cunoștințe specifice și utilizate de organizația performatoare”. Acest OPA reprezinta input pentru majoritatea proceselor de management de proiect si reprezinta una din cele mai puternice influente ale organizației performatoare asupra proiectelor. Iata deci ca discutam despre un element comun puternic intre surse de riscuri operaționale si influenta organizației asupra proiectelor. Pe lângă EEF-uri și OPA-uri, sistemele organizației joacă un rol semnificativ în ciclul de viață al proiectului. Factorii de sistem influențează puterea, influența, interesele, competențele și capacitățile stakeholder-ilor de a acționa în cadrul sistemului organizațional. Modul in care acestea funcționează (sau nu) sunt o sursa majora de riscuri operaționale, dar si o influență asupra nivelului de risc a proiectelor executate in acea organizație.
Dincolo de definiții si modul in care riscurile operaționale impacteaza proiectele, haideți sa analizam câteva riscuri operaționale, care sa ne ajute sa înțelegem daca riscurile operaționale au legatura cu proiectele noastre:
Începem cu riscul de schimbare la nivel organizațional („Change Risk”), ca răspuns la factorii politici si macro-economici actuali, la recesiune si creșterea dobânzilor. Acest risc impacteaza in mod direct procesele organizației (inclusiv cele de suport ale proiectelor), prioritățile in finanțarea proiectelor, disponibilitatea resurselor, gradul de toleranta ale stakeholder-ilor la anumite categorii de riscuri, s.a.m.d. Este nevoie ca managerul de proiect sa fie conștient de acest risc si impactul pe care materializarea lui îl poate avea in proiectele pe care le conduce? In mod sigur, da. Atentie, acesta poate fi un risk pozitiv – o oportunitate – pentru managerii de proiect care recunosc astfel de riscuri.
Al doilea risc luat in calcul este cel legat de terte parti („Supply chain / third-party risk”). Evenimentele din ultimii ani a adus in discuție vulnerabilitatea lanțului de aprovizionare globalizat si impactul sever pe care il au sincopele sale asupra produselor de larg consum, dar si asupra materialelor, echipamentelor, pieselor de schimb. De la telefoane la autoturisme, lipsa de chip-uri electronice a cauzat întârzieri de luni de zile in livrări de echipamente / produse, cu impact direct sau indirect in proiectele aflate in derulare. Are proiectul dumneavoastră nevoie de resurse impactate (direct sau indirect) de lanțul de aprovizionare?
Un al treilea risc este legat de cybercrime si securitatea cibernetica („Cyber”). Într-o lume deja condusa (puțin prematur pentru unii) spre lucrul cu echipe distribuite, virtuale, o astfel de amenințare poate avea un impact masiv asupra proiectelor care se bazează pe lucru la distanta, cu livrabile transmise in format electronic si in care mediul colaborativ depinde in mod covârșitor de stabilitatea sistemelor IT. Folosiți echipamente IT in proiectelor pe care le derulați? Cel mai probabil, da.
In consecința, răspunsul la întrebarea din titlu, din perspectiva autorului, este DA. Este foarte important ca managerii de proiect sa înțeleagă riscurile operaționale, având in vedere ca ele impacteaza in mod direct si puternic mediul in care se desfășoară proiectele. A ignora aceste riscuri înseamnă a ignora o componentă majora de surse de risc din RBS – „Risk Breakdown Structure”, lucru care contravine bunelor practici ale managementului de riscuri ale proiectelor.
Având in vedere acest răspuns, pasul următor devine evident: identificarea riscurilor operaționale si analiza lor in contextul proiectelor pe care le conduceți. Topurile publicate pot fi ușor incluse in structurile RBS si in check-list-urile / chestionarele ce sunt generate din acestea, in vederea procesului de identificare de riscuri. Dar nu va rezumați doar la riscurile din aceste studii. Este foarte probabil ca topurile publicate despre riscurile operaționale sa nu includa neapărat riscuri relevante pentru industria in care activati. Iata de ce identificarea riscurilor trebuie sa se bazeze (conform bunelor practici de risc management) si pe tehnici precum brainstrorming, brainwriting, interviuri si orice alte surse de informații despre posibilele surse de risc asupra proiectelor pe care le gestionați.
Exista multe studii despre riscurile organizationale, pe LinkedIn sau in rapoarte ale organizațiilor specializate in analiza factorilor de risc la nivel global. Pentru acest articol, am folosit ca referinta studiul „Top Operational Risks 2023 | LinkedIn” publicat de Elena Pykhova, careia ii multumesc pe aceasta cale pentru permisiunea de a folosi articolul ei.
