In acest articol si altele cateva, ce vor urma, voi incerca sa prezint noile tendinte in project management, asa cum le vad.
Una din primele tendinte care se concretizeaza este existenta echipelor de proiect distribuite. Deoarece proiectele devin din ce in ce mai complexe si pentru a minimiza costurile, echipele au intindere internationala. O echipa de proiect poate sa aiba membrii in Bucuresti, Haga, Hong Kong si Seattle. Cum poti gestiona ca PM cit mai bine o astfel de echipa distribuia? De ce ai nevoie dpdv soft skills, tooluri de software?
O sa iau pe rand diferitele aspecte care merita discutate pe aceasta directie. Sunt intrebari la care incerc sa raspund, dar mai ales ma voi bucura bucura daca voi veti dori sa comentati asupra acestei idei.
Suntem constienti ca exista diversitate in astfel de echipe distribuite. Un prim pas ar fi sa incercam uniformizarea acestei diversitati. Pentru aceasta este foarte important sa avem un plan de comunicare. Acesta poate contine:
1. definirea unor reguli de baza privind comunicarea intre birouri, frecventa raportarii activitatilor, limba folosita in scris si verbal;
2. folosirea unor template-uri pentru diferitele livrabile interne/externe
3. construirea unei proceduri de versionare si control, reguli de denumire a diverselor livrabile (documente, pachete software, rapoarte, etc.)
4. lista cu membrii echipei, rolul fiecaruia, biroul, timezone-ul, datele de contact
5. definirea unui vocabular de termeni ce se folosesc in proiect (ce inseamna RFA, SD, FAT, etc….)
6. definirea unei proceduri de backup pentru documentele de proiect
7. decideti o ora care sa fie rezonabila pentru toti membrii echipei (tinind cont de timezone-ul fiecarui birou) pentru sedinte.
Prin aceasta se minimizeaza riscul de a avea o diversitate prea mare de opinii si abordari. Asigurati-va ca aveti asumarea tuturor membrilor echipei pentru aceste reguli de baza. Desi se stabilesc niste reguli, PM-ul trebuie sa tina cont ca diversitatea exista in echipa (distributia spatiala, culturala, de timp, de limba) si trebuie sa stie cum sa trateze aceasta diversitate pentru a avea o echipa eficienta si pentru a duce proiectul la bun sfarsit.
Afla care sunt sarbatorile nationale pentru tarile in care sunt membrii ai echipei; aceasta va ajuta in a crea un plan realist de proiect, dar nu strica si sa felicitam persoanele din echipa pentru aceste zile.
Deoarece oamenii sunt distribuiti, ar fi bine sa alegem un tool de comunicare (skype, yahoo messenger, etc.). Oamenilor le place mai mult sa lucreze cu “figuri” de aceea foloseste cat mai des viodeoconferinta, roaga membrii echipei sa isi afiseze pozele in toolul de comunicare. Daca va permite bugetul de proiect, asigura calatorii intre birouri.
Descopera persoanele optimiste si entuziaste din echipa, foloseste spiritul lor pentru a sustine proiectul alaturi de restul membrilor.
Asigurati-va ca se comunica bine in echipa, ca informatia este sharuita, ca regulile sunt respectate. Comunicati acest lucru de la inceput si in momentul in care considerati ca regulile definite nu sunt respectate comunicati imediat aceasta membrilor echipei.
Cum sa iti dezvolti capacitatile de leadership si cum sa gestionezi o astfel de echipa de proiect? Aceasta este o tendinta pe care o voi aborda intr-un articol urmator….