Tips for efficient remote meetings and communication

2020, numarul anului pandemic. 2020, numarul aproximativ de sedinte online pe care le-am avut de cand am inceput sa lucrez full remote. Lasand gluma la o parte, intr-un an in care ne-am vazut nevoiti sa stam conecati in foarte multe sedinte virtuale si aproape toata comunicarea a fost facuta exclusiv prin e-mail sau remote call, aveam nevoie de cateva idei si trucuri care sa ne ajute sa transmitem usor si rapid ceea ce avem de spus. Cu un input foarte bun de la colegul meu Costin Nicolae, care tine inclusiv un training despre sedinte eficiente, am enumerat cateva trucuri care sa va ajute in lucrul full remote.

Sedinte eficiente – tips pentru atunci cand organizezi sedinta

1. Incearca sa trimiti invitatiile la sedinte cu cel putin 48h inainte;
2. In cazul in care nevoia modificarii zilei sau a orei, incearca pe cate posibil sa ii informezi din timp pe cei care urmeaza sa participle la sedinta;
3. Neaparat trimite obiectivul sedintei precum si agenda si temele principale ce se vor discuta;
4. Scopul si rezultatul dorit al sedintei trebuie sa fie clar inca din mesajul invitatiei;
5. Invita strict persoanele care sunt necesare pentru tema discutata;
6. Acolo unde este necesar si disponibil, distribuie din timp toate materialele care trebuie studiate anterior sedintei;
7. Incearca sa pastrezi discutiile strict pe tema sedintei, moderand in momentul in care participantii incep sa piarda din vedere tema principala a intalnirii; asta nu inseamna ca nu poti glumi si discuta pe alte teme in primele cateva minute, pentru a relaxa atmosfera;
8. Incearca sa estimezi durata sedintei, inainte de a trimite invitatia. Ca recomandare, o sedinta de 1h seteaz-o la 50 de min iar o sedinta de 30 de min la 20. Astfel fiecare dintre participanti is pot lua o pauza de 10 min inaintea urmatoarei sedinte, iar timpul mai scurt ii poate face mai eficienti in a discuta strict pe tema stabilita.
9. Daca vorbim de o sedinta recurenta, discuta necesitatea ei cu echipa de proiect. Poti constata ca o sedinta saptamanala, in anumite faze ale proiectului, se poate muta la fiecare 2 saptamani. La fel, in cazul in care sunt probleme urgente in proiect, sedinta se poate muta si la fiecare 2 zile sau chiar zilnic, urmand ca recurenta sa fie schimbata potrivit contextului si feedback-ului primit de la echipa, dupa rezolvarea problemelor urgente.
10. La final trimite minuta intalnarii si sarcinile care au fost agreate, alocate membrilor echipei.

Sedinte eficiente – tips pentru atunci cand esti invitat la sedinta

1. Raspunde din timp la invitatie – accept, tentative, decline – si motiveaza printr-un raspuns scurt cand nu poti ajunge.
2. Raspunde din timp la invitatiile la care consideri ca nu este necesar sa participi pentru ca nu ai cum sa aduci plus valoare.
3. In cazul in care observi ca sedinta incepe sa isi piarda scopul initial si moderatorul nu reuseste sa o aduca pe traseu, poti lua initiativa si sa atragi atentia asupra temei pentru care v-ati intalnit.
4. Incearca sa ajungi la timpul stabilit de incepere al sedintei si sa incerci sa participi la toata sedinta.
5. Incearca sa ramai concentrat pe discutie fara sa te uiti pe telefon sau sa incerci sa lucrezi la alte lucruri in acelasi timp.
6. Daca toata lumea isi porneste camera, este recomandabil sa iti pornesti si tu camera de la laptop. Este o dovada de respect fata de ceilalti participant.

Comunicare eficienta pe e-mail.

1. Trimite e-mail-uri scurte.
2. Trimite e-mail-uri strict catre persoanele interesate de informatia respectiva.
3. Trimite informatia intr-un format rezumat. Reciteste ce ai scris si reformuleaza daca e necesar, facand propozitiile cat mai scurte iar informatia sa fie transmisa cat mai succint.
4. Daca este necesar sa trimiti mai multa informatie, ca sa poti pastra recomandarea unui e-mail scurt, adauga la final optiunea unei discutii suplimentare cu persoanele interesate.
5. Structureaza informatia trimisa, adauga optiuni disponibile  si directii posibile in cazul unor probleme ce trebuie rezolvate. Pe acestea le pot analiza ulterior cei carora le-a fost destinate e-mail-ul.
6. Be friendly and professional.

Lista de mai sus nu incearca deloc sa fie exhaustiva si mi-ar placea sa primesc in comentarii, recomandarile voastre despre cum faceti o sedinta mai eficienta si cum rezolvati problemele de comunicare in munca full remote.