Poza articol - decizii eficiente

Cum sa luam decizii eficiente

Reading Time: 4 minutes

Procesul de luare a unei decizii implica selectarea unui curs de actiune dintre doua sau mai multe alternative posibile pentru a ajunge la solutionarea unei probleme date.

Decidem zilnic atat la nivel constient, cat si la nivel subconstient, dar oare de cate ori ne-am permis un moment de reflectie pentru a vedea cum putem deveni mai stapani si mai increzatori in propriile decizii?

In cadrul unei organizatii lucrurile sunt cu atat mai complexe cu cat cuvantul ’’urgent’’ este un lait motiv ce ne guverneaza vietile. Tocmai de acceea este important sa avem niste filtre decizionale care sa ne ofere claritate si sa ne conduca natural spre luarea deciziei si bineinteles, asumarea acesteia.

Ce mi-am propus prin acest articol este sa prezint un cadru minim al elementelor de analiza ce stau la baza luarii unei decizii. Fie ca te afli la inceput de drum pe un rol managerial, fie ai deja experienta insa te simti adesea presat cand ai de luat o decizie importanta,  iata cateva elemente  care te pot ghida spre luarea deciziei potrivite:

  1. Identificarea contextului

Prin natura lor, deciziile se pot imparti in:

Decizii curente: au miza redusa, angajeaza compania pe termen scurt si pot fi luate rapid.

Exemple: modificarea planning-ului pentru a integra o constrangere de ultim moment, reprioritizarea backlog-ului, organizarea ad-hoc a unei sesiuni de brainstorming cu echipa.

Decizii operationale: miza importanta, angajeaza compania pe termen mediu (2-3 ani), sunt luate in urma unui timp bine definit de analiza.

Exemple: implementarea unui nou sistem de payroll la nivelul companiei, regruparea in aceeasi locatie a serviciilor ce apartin aceluiasi business unit si care anterior erau dispersate, aplicarea de senzori de miscare sub birou in vederea unei mai bune gestionari a capacitatii pe fiecare etaj.

Decizii strategice: miza majora, angajeaza compania pe termen lung (3-5 ani), sunt luate in urma unui proces elaborat de analiza in care sunt implicati numerosi actori.

Exemple: lansarea unei noi game de produse, continuarea politicii de internalizare sau trecerea de la o organizatie geografica pe tara la o organizatie transnationala prin natura activitatii.

De indata ce am identificat tipul deciziei, pentru a intelege mai bine implicatiile acesteia, este important sa o analizam in raport cu diferite criterii cum ar fi: orizontul de timp, efectul, miza, reversabilitatea, informatiile de care dispunem.

Criterii de analiza

Decizie
curenta
Decizie
operationala
Decizie
strategica
Orizont de timp Scurt Mediu Lung
Efect Imediat Limitat in timp Durabil
Miza Redusa Importanta Majora
Reversabilitate Mare Scazuta Inexsistenta
Informatii
disponibile
Complete si
de origine interna
Incomplete si
de origine interna

Incerte si
de origine externa

“La Bible pour bien gérer son temps”, L’essentiel du Management, page 123, Françoise Kerlo, Editie 2016, Prisma Media.

De asemenea, in procesul de evaluare a unei decizii este bine de avut in vedere:

  • Cat de favorabil/nefavorabil este mediul in care se va lua decizia (de exemplu, sustinerea din partea ierarhiei, daca climatul intern este unul motivant sau vorbim de un climat extern unde este necesara sustinerea clientilor si a partenerilor)
  • Daca decizia este centrata pe echipa /department/directii de conducere
  • Cum continutul deciziei poate necesita un numar mai mare sau mai redus de persoane care intervin in functie de subiectul abordat (aspecte functionale, juridice, financiare, tehnice etc.)
  1. Stabilirea clara a obiectivelor

Aceasta etapa presupune analiza detaliata a problemei  pentru a identifica ce ne dorim sa obtinem.

Fisa de mai jos (L’Essentiel du Management – La bible pour bien gerer son temps, pag. 126) ne ajuta sa ne definim mai bine obiectivele luand in calcul:

  • Faptele – care este situatia actuala, care sunt actorii/cifrele cheie, ce ne dorim? Faptele sunt tangibile, verificabile, nu pot fi contestate.
  • Perimetrul – se refera la cei impactati. Putem vorbi aici de o echipa, o anumita localizare geografica, un serviciu, un produs, etc.
  • Constrangerile – pot fi numeroase si tocmai de acceea trebuie identificate si clarificate cu precizie. Cele mai intalnite sunt constrangerile care tin de timp, de buget sau cele de natura legala (reglementari, norme juridice etc).
  • Cauzele – care sunt nemultumirile actuale, consecintele, riscurile? Cauzele releva din ipoteza si interpretare, ceea ce le diferentiaza de fapte.
  • Finalitatea – se construieste pe baza faptelor, cauzelor si constragerilor identificate. Este scopul ultim, chiar daca pe parcurs pot fi definite si scopuri intermediare.

La Bible pour bien gérer son temps, L’essentiel du Management, page 127, Françoise Kerlo, Editie 2016, Prisma Media.

  1. Filtrarea criteriilor pentru alegerea unei solutii

Analiza de mai sus va fi completata prin ierahizarea criteriilor, care cel mai adesea poti de 3 feluri:

  • Criterii economice: un anumit buget de respectat, return on investement, beneficii asteptate etc.
  • Criterii de utilitate: se aplica pentru produse, servicii sau procese. Astfel de criterii pot fi fiabilitatea, ergonomia, disponibilitatea etc.
  • Criterii de operare: rezistenta (la socuri sau la intemperii), mentenanta facila etc.

Putem selecta intre 3-5 criterii si realiza un clasament al acestora, acordand scoruri criteriilor alese in functie de importanta lor. Criteriile cu scorul cel mai mare sunt cele care vor sta la baza deciziei finale.

  1. Evitarea capcanelor

Chiar daca am efectuat o analiza obiectiva, este posibil ca uneori sa picam fara voia noastra in anumite capcane cum sunt: tendinta de a alege pe baza unei afinitati, tendinta de a urma opinia unui expert, frica de a contrazice un superior, suprareactia si emotiile  pot de asemenea conduce la decizii neadecvate etc.

In concluzie, a lua o decizie eficienta inseamna sa stim sa analizam cu atentie situatia fara a ne pierde din vedere obiectivele si sa reusim sa evaluam impactul posibilelor solutii pentru a alege in deplina libertate. Am fi surprinsi sa aflam ca cei aflati in pozitii de top management nu iau atat de multe decizii, ci se concentreaza pe ceea ce este important. Ei cauta sa gaseasca constantele intr-o situatie si sa actioneze strategic mai degraba decat sa rezolve probleme. Pun accentul pe impact si tocmai de acceea cauta sa inteleaga toate substraturile unei probleme inainte de a lua o decizie.

Putem spune ca in timp experienta cizeleaza procesul de decizie al fiecaruia dintre noi, insa un cadru minim de analiza aplicabil in orice situatie poate fi foarte util.

BIBLIOGRAFIE:

Rating: 5.0/5. From 6 votes.
Please wait...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *