SAFe PI Planning in vremuri de pandemie

Reading Time: 5 minutes

Atunci cand am pornit implementarea SAFe în cadrul proiectului la care lucrez, nimeni nu a putut prezice încercările prin care urma sa trecem pe perioada pregătirii primul eveniment de tip PI planning. Evenimentele de tip PI planning sunt, prin definiție, destinate a se desfășura într-o locație fizica sau în mai multe locații, în cazul în care echipele sunt distribuite. Dar cum se poate desfășura un astfel de eveniment într-o situație de pandemie globală cand toata lumea lucreaza de acasa? 

În cele ce urmează va voi prezenta experienta noastra din Endava și cum am reușit sa avem un eveniment de tip PI planning de succes într-un mediu complet online. 

Evenimentul a avut un număr de peste 130 de participanți, localizati in 6 tari și aproximativ 9-10 orașe și reprezentand diferiți furnizori și echipe de lucru. Principalul facilitator al evenimentului a fost un vorbitor nativ de limba engleza, iar fiecare echipa sau locatie virtuala a avut un facilitator local, de cele mai multe ori acesta fiind scrum master în echipa respectivă.

 Privind retrospectiv, am identificat următorii factori cheie de succes ai unui eveniment de tip PI planning desfășurat complet online:

Pregatire si planificare

Este cel mai important factor pentru a avea un eveniment de succes. Echipa de produs și arhitecții de sistem au pregătit și rafinat suficiente functionalitati împreună cu echipele de lucru pentru a fi gata de discutat și inclus în planul final al PI-ului. Pentru echipele care nu au mai lucrat într-un mediu de lucru SAFe au fost susținute sesiuni de instruire referitoare la ce inseamna SAFe, ce presupune un eveniment de tip PI planning, care sunt pașii pentru pregătirea evenimentului și cum se măsoară succesul acestuia. Sesiunile de instruire au fost sustinute de un agile coach. 

Din punct de vedere al unui ScrumMaster, pregătirea evenimentului implica identificarea constrângerilor legate de capacitatea echipei, setarea de user stories de referinta și identificarea eventualelor îmbunătățiri de platforma din backlog care ar putea umple capacitatea în cazul în care mai rămâne disponibilă. Recomand călduros aceasta procedura.

Unelte online

Platforma online care a făcut diferența pentru noi a fost Miro. Aceasta are un șablon special creat pentru evenimentele de tip PI planning și permite editarea în timp real, colaborarea între echipe și sincronizarea acestora, etc. Pentru documentare și tichete am folosit JIRA si Confluence, iar pentru ședințele online audio-video am utilizat BlueJeans configurat cu peste 20 de camere virtuale disponibile pentru echipe și colaborari ad-hoc, precum si o camera pentru sesiunile de lucru comune. Pentru comunicare este important sa avem și o soluție de back-up în cazul în care exista probleme cu rețeaua Internet sau cu platforma online. Noi am rugat pe toata lumea sa aiba telefoanele la dispoziție pentru a fi sunați în cazul în care comunicarea online este temporar indisponibila.

Pentru prezentări am utilizat PowerPoint, iar pentru comunicari suplimentare de tip mesagerie instant sau discuții de grup am folosit Slack și MS Teams.

Pentru estimări si planning poker am folosit cu succes PlanITpoker

Sfatul meu este sa utilizati uneltele pe care le aveți deja la dispoziție și pe care echipele le utilizează zilnic. Este important ca acestea sa faciliteze derularea evenimentului, nu să-l blocheze sau intarzie prin frustrarea oamenilor venită din necunoașterea modului de utilizare a software-ului.

Agenda eveniment

Agenda a fost creata online pentru a fi disponibilă tuturor și varianta finală a reieșit în urma unui proces iterativ în care au fost implicate toate echipele. Agenda evenimentului trebuie să țină cont de toate constrângerile legate de locațiile echipelor, fusurile orare, sărbători specifice, etc. Este important ca agenda sa acomodeze toate necesitățile echipelor și să fie structurată astfel incat sa permita pauze de pranz și pauze de cafea între sesiunile necesare desfășurării evenimentului. De asemenea, agenda trebuie sa ofere posibilitatea de a avea sesiuni de sincronizare între echipe, să permită persoanelor care îndeplinesc roluri de tip Epic Owner sau Architect să fie disponibile pentru mai multe echipe și trebuie sa permita adaugarea unor sesiuni suplimentare în cazul în care intervin intarzieri neplanificate. Un alt lucru important și care va ajuta mult echipele este alocarea unor scurte sesiuni distractive – 15 minute dimineața și seara, înainte de închiderea zilei.

Comunicare deschisa

Pentru ca este crucial sa poți comunica pe perioada evenimentului, utilizarea masiva a canalelor Slack și MS Teams a fost de mare ajutor pentru organizarea echipelor și în discuțiile 1 la 1 dintre participanți. Aceasta este o conditie necesara, aceea de a avea mereu la dispoziție linii directe de comunicare deschise pentru participanții la eveniment.

Cu toate acestea, cand ai peste 130 de oameni online care lucreaza de acasa, trebuie sa te asiguri ca nu va exista haos în comunicare. Reguli de lucru clare, transmise din timp echipelor și care trebuie protejate și amintite ori de cate ori este nevoie de către RTE și de către scrum masters la nivel de echipa.

Leadership implicat

Echipa de guvernanta a proiectului (Agile Coach, CPO, Program Manager, RTE) a fost implicată pe toata perioada pregătirii evenimentului, a comunicat constant cu echipele și a derulat activități de analiza a progresului. Au fost mai multe sesiuni de comunicare la nivel de management cat si cu reprezentanții furnizorilor.

Am invatat foarte multe din experiența pregătirii primului nostru PI planning complet online, iar circumstanțele de a lucra de acasa pe termen lung ne-au arătat că trebuie sa fim flexibili și adaptabili. De asemenea, sunt și alte detalii cheie de care trebuie sa ținem cont pentru ca un PI planning să fie un eveniment de succes, mai ales cand se desfășoară complet online. Implementarea practicilor de mai jos ar trebui sa va ofere rezultatele așteptate:

  • Pregatire product backlog: asigurati-va ca product backlog este pregatit pentru eveniment, functionalitatile sunt explicate și clarificate suficient de detaliat pentru a permite echipelor sa le estimeze și planifice. De asemenea, echipele trebuie sa fi avut sesiuni de rafinare și să se asigure ca s-a îndeplinit “definition of ready” atat cat este posibil. Stabiliti și restabiliti prioritățile în mod foarte clar și planificati în conformitate cu acestea, dar luand in considerare și capacitatea disponibilă a echipelor. Cu doua saptamani înainte de PI planning, echipa de produs (PMs, POs, CPO) trebuie sa aiba ședințe regulate pentru a urmări progresul rafinarii si a restrange prioritățile.
  • Orchestratie eveniment: este important ca pe langa RTE sa aveti facilitatori online pentru fiecare echipa/locație. Agile coach trebuie sa fie prezent, pe cat posibil, pentru a ajuta la orchestratie si a oferi sfaturi și îndrumare. Persoanele care joacă rolurile de EO, BA, PO, arhitect, trebuie sa fie disponibili în mod constant pe canalele de comunicare online stabilite pentru a intra în discuții și a oferi detalii sau clarificări ori de cate ori este necesar. 
  • Oameni: mare atenție la oamenii din echipe, aceștia trebuie sa fie concentrati și hotarati sa realizeze un eveniment de succes. Verificati ca sunt la curent cu ceea ce trebuie sa planifice, ca au toate informațiile necesare și ca acestea sunt în concordanță cu obiectivele PI planning. Planificati astfel incat pe perioada evenimentului sa nu fie în desfășurare alte activități de proiect în paralel, care pot avea impact asupra focusului pe eveniment. La finalul evenimentului, nu uitati de retrospectiva, de un rezumat, si de a sarbatori succesul cu o iesire la bere virtuala.

Sper ca informațiile prezentate va vor fi de folos și aștept cu interes comentariile voastre. Mi-ar face mare plăcere sa facem schimb de experienta. 

Toate cele bune!

PS: varianta in engleza a acestui articol o puteti gasi pe site-ul Endava

Manolo

Rating: 5.0/5. From 1 vote.
Please wait...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *