by Nu este usor sa administrezi un proiect, dar daca in “toolboxul tau”, regasesti cele 5 abilitati de mai jos atunci esti pe calea buna spre succesul proiectului tau.
1. Planificare
Orice Project Manager trebuie sa stie sa planifice actiuni. Trebuie sa planifici proiectul tau, actiunile din proiect, resursele umane si materiale necesare. Creeaza un Plan de Proiect la inceputul fiecarui proiect si masoara avansul pe proiect in fiecare zi. Trebuie, de altfel, sa planifici actiunile echipei pentru urmatoarea saptamana si sa verifici in fiecare zi daca actiunile sunt realizate conform planingului. Rolul tau este sa distribui munca catre echipe si sa verifici realizarea actiunilor cerute.
2. Priorizare
Ca Project Manager, ar trebui sa fii cea mai potrivita persoana care sa defineasca prioritatile pe proiectul tau. Membrii echipelor pot fi uneori, deseori:) din diferite motive confruntati cu o cantitate de munca care le poate depasi puterea de acoperire. Echipa nu va sti sa priorizeze intre o actiune sau alta pentru ca nu va cunoaste planingul global si mai ales criteriile si constrângerile proiectului in aceeasi masura ca tine. Datoria ta este de a oferi echipei / echipelor prioritati in fiecare zi pentru a-i ajuta astfel sa fie eficienti. Aceasta gestiune de prioritati ajuta in scaderea stresului si echipa va lucra mai eficient. Fara prioritati definite, proiectul tau va fi haotic, echipa va lucra fara a avea o directie precisa.
3. Delegare
Trebuie sa fii constient ca nu vei putea sa faci totul in proiectul tau (cel putin pe proiecte mari). Trebuie sa ai competentele de a intelege si de a decide dar nu neaparat de a face totul, mai ales daca te gandesti ca ziua nu are decat 24 de ore. Prin urmare, solutia este de a delega, de “a lasa” pe altii sa faca in locul tau sub coordonarea ta. Daca o actiune poate fi facuta de un membru al echipei sau de o echipa, atunci trebuie s-o planifici cu echipa si sa le-o transmiti. Datoria ta este sa mentii vaporul pe traiectorie nu sa bagi carbune in sala masinilor. Deleaga tot ce poti, chiar si actiuni de mica importanta pentru ca si acelea necesita atentie si timp, in plus iti exerciti aceasta abilitate. Este recomandat sa delegi chiar si ceea ce ai putea face mai repede decât echipa ta. De ce ? Pentru ca astfel vei castiga timp pentru organizarea si conducerea proiectului. Singurul moment unde nu poti delega este atunci cand nu ai membru in echipa cu competentele necesare… iar atunci va trebui sa angajezi, daca ai buget.
4. Leadership
Abilitatile de leader pentru un PM reprezinta un atu important. El pune capul compas, conduce vaporul si echipajul in directia ceruta de proiect, motiveaza echipa si observa ca echipajul sa fie in situatie buna. Project Managerul trebuie sa reuseasca sa-si cunoasca echipa, competentele si aspiratiile oamenilor. In acest fel, Project Managerul va putea sa aloce resursele umane pe posturi si misiuni conform pregatirii si chiar a aspiratiilor acestora (ex. daca un DBA ORACLE vrea sa cunoasca si SQL Server si este nevoie de aceasta in proiect, atunci trebuie utilizata aceasta ca pe o oportunitate). Un lider stie sa discute si sa asculte membrii echipei si sa le inspire incredere.
5. Comunicare
Orice membru al echipei trebuie sa se simta parte integranta din echipa si sa vada ca munca lui este valorizata in cadrul proiectului. Membrii echipei trebuie sa stie ce, cand, cum si de catre cine o actiune trebuie facuta in cadrul proiectului. Pentru ca acest nivel de informatie sa ajunga in mod echilibrat la toti membrii echipei, Project Managerul trebuie sa isi puna in aplicare planul de comunicare. Aici intervine capacitatea de comunicare a Sefului de Proiect.
Ca si Project Manager, trebuie sa comunici in permanenta scopul / targetul, planningul, key milestones, timeframes catre echipa. Comunica rezultatele fiecarei realizari, comunica in mod regulat starea de avansare a lucrarilor in proiect. Comunica direct cu oamenii pentru a-i felicita cand fac bine si pentru a-i corecta atunci cand gresesc sau atunci cand rezultatul trebuie ameliorat. Comunca clar si concis.
Trebuie sa stii cand sa utilizezi comunicarea formala in scris (exemplu : raportare catre ierarhie, raport de avansare a lucrarilor etc.) sau comunicare informala scrisa sau verbala (a se vedea cazul unei observatii directe care un membru al echipei care nu a realizat o actiune la timp).
Daca regasesti in”toolboxul tau” cele 5 abilitati de mai sus, adica daca stii sa planifici, priorizezi, delegi, comunici si sa te comporti ca un leader, atunci ai toate sansele sa devii un Project Manager de TOP. Iti vor trebui si ceva instrumente software pentru a te ajuta sa gestionezi proiectul (poate chiar si Excel daca nu ai MS Project 🙂 ) si ceva template-uri de documente indispensabile (ex. Project Plan, Project Scope, WBS etc.). Acest “toolbox cu abilitati” poate fi realizat prin experienta, multa experienta si prin cursuri de specializare. De ce spun “ai toate sansele” si nu e o certitudine? Ei bine asta e cu totul o alta poveste…
Salut,
Mi se pare descrii situatia unui proiect ideal in care daca faci un plan, il comunici si delegi/prioritizezi activitati totul merge bine. Nu se intampla de multe ori asa.
La planificare tu zici “Creeaza un Plan de Proiect la inceputul fiecarui proiect si masoara avansul pe proiect in fiecare zi.” Mai e si varianta de nedorit in care creezi un Plan de Proiect in fiecare zi pentru ca mediul e foarte dinamic si prioritatile se schimba rapid. La un proiect de luni de zile, nu cred ca se intampla prea des ca planul sa ramana acelasi de la inceput.
De asemenea la comunicare mi se pare prea simpla abordarea: feliciti oamenii cand fac bine si ii corectezi cand gresesc. Oamenii sunt diferiti: unii comunica bine, alti sunt introvertiti. Unii stiu sa accepte critici, altii nu. Comunicarea e o activitate complexa care nu poate fi descrisa in termeni asa de simpli.
Si ar mai fi. In general articolul e ok, dar parerea mea este ca descrie o situatie ideala. Daca e sa consideram ca pana la urma planul de proiect nu este un scop in sine, ci este tot un tool de comunicare, ca delegarea este tot comunicare, si ca prioritizarea tine tot de faptul ca dupa cum ai zis Seful de PM-ul are cele mai multe informatii, care tot din comunicare se obtin, cel mai important ca PM este sa stii sa comunici. De fapt asta e din punctul meu de vedere cam singurul skill care iti trebuie cu adevarat, insa prin el inteleg toata complexitatea de situatii/oameni/informatii/medii cu care ai de a face atunci cand comunici.