„Și acum?!” Aceasta este prima întrebare care ne vine în minte după ce, indiferent cum, am fost convinși și ne-am hotărât să adoptăm Agile în organizație, sub forma metodologiei Scrum. Din fericire, alții au făcut același lucru înaintea noastră, iar Mike Cohn a fost îndeajuns de drăguț să formuleze niște tipare de adopție cu succes a metodologiei Scrum în cartea sa ”Succeeding with Agile: Software Development Using Scrum”.
În acest articol voi prezenta aceste tipare, așa cum au fost ele formulate de Mike. Ele sunt în mod clar familiare – de aceea sunt tipare… – și ușor de înțeles și aplicat.

Înainte de a începe un proces de adoptare a metodologiei Scrum în organizația noastră trebuie să răspundem la două întrebări:

1. Începem cu una, două echipe sau convertim toate echipele odată?
2. Ne anunțăm intențiile (poate celorlalți din firmă, dar și publicului larg) sau păstrăm tăcerea, pentru început?

Răspunsurile la aceste două întrebări formează de fapt patru tipare de adopție cu succes a metodologiei Scrum:

1. Începe mic (”Start Small”)
2. Totul pe o carte (”Go All In”)
3. Manifestare publică a „Agilității” (”Public Display of Agility”)
4. Pe ascuns (”Stealth”).

„Începe mic” sau „Totul pe o carte”

Sfatul de bun simț atunci când vorbim de o tranziție la Agile/Scrum este să începem cu un proiect pilot, să tragem învățăminte și apoi, pe baza acestora, să trecem toată organizația la noul proces. De fapt, acest sfat se aplică tuturor schimbărilor organizaționale. Această abordare constituie des folositul tipar „Începe mic”.
În cazul Scrum, organizația ar începe cu una, până la trei echipe a câte cinci, până la nouă oameni, care ar face tranziția cu succes și de acolo ar disemina Scrum în restul organizației.
Există multe variațiuni ale acestui tipar în funcție de câți oameni sunt implicați în tranziție, cât de repede se dorește a se face trecerea la Scrum sau care este toleranța la risc a organizației ori incertitudinea în legătură cu tranziția.
Referitor la risc, o abordare ar fi ca o a doua echipă să aștepte tranziția cu succes a primei echipe, înainte de a începe ea însăși, iar o altă abordare ar fi ca a doua echipă să înceapă tranziția după ceva timp de începutul primei, dar înainte ca aceasta să fi terminat cu succes.
Opusul tiparului „Începe mic” este tiparul „Totul pe o carte”, în care toată organizația adoptă Scrum în același timp. Sunt organizații curajoase care folosesc acest tipar, iar altele ar putea să nu aibă de ales, cum este cazul în care o firmă care nu folosește Scrum este achiziționată de alta, care folosește Scrum și trebuie să adopte modul de lucru al noului „stăpân”. Nu mai puțin comun este cazul în care conducerea organizației este pur și simplu cucerită de Scrum și decide să facă tranziția într-un singur pas.
Surprinzător, aceste două tipare opuse pot fi combinate, în sensul că după un proiect pilot cu una, până la trei echipe încheiat cu succes trecem restul organizației deodată – este folositor să poți spune „facem ca ei!”.

Motive pentru a prefera tiparul „Începe mic”

1. Este mai puțin costisitor
– greșelile inerente începutului afectează numai o parte a organizației
– cunoștințele acumulate sunt folosite ulterior, de către celelalte echipe care fac tranziția
– trecerea deodată a întregii organizații presupune de multe costuri cu traineri, coachi și ScrumMasteri externi

2. Succesul inițial este aproape garantat
– de vreme ce suntem interesați de succesul tranziției, prima echipă va fi constituită probabil dintre oamenii noștri cei mai buni, ceea ce aproape garantează succesul

3. Evită riscul de a pune totul pe o carte
– în cazul nefericit în care facem o greșeală în procesul de adopție care crește rezistența la schimbare și ne întoarcem temporar la vechile procese, probabilitatea este mare ca să nu primim o a doua șansă la Scrum

4. Este mai puțin stresant
– schimbările graduale sunt mai ușor de acceptat decât cele deodată

5. Poate fi făcut fără reorganizarea întregii organizații
– adoptarea Agile/Scrum duce inevitabil la schimbări la nivelul întregii organizații, nu numai al echipelor de dezvoltare; incepând mic, amânăm aceste schimbări la nivel macro, ideal până în momentul în care suntem îndeajuns de experimentați cu Scrum.

Motive pentru a prefera tiparul „Totul pe o carte”

1. Poate reduce rezistența la schimbare
– scepticii nu au timp să se opună sau să aștepte – „apa trece, pietrele rămân”

2. Evită problemele create de situația în care echipe Scrum și echipe tradiționale lucrează împreună
– dialogurile dintre echipele Scrum și cele tradiționale pot fi foarte interesante, adevărate oportunități de învățare, dar diferențele de abordare pot duce și la conflicte sterile

3. O tranziție „totul pe o carte” se termină mai repede
– se spune, și pe bună dreptate, că Agile este o călătorie și nu o destinație, dar în cazul tranziției „totul pe o carte” organizația ajunge mai repede la punctul fără întoarcere, la momentul în care poate spune totuși „suntem o organizație Agile”

Alegerea între cele două tipare de adopție

Când vine vorba de ales între cele două tipare, „Începe mic” este cel mai recomandat și cel mai folosit. Este greu să dai greș cu el, datorită combinației de risc redus și probabilitate mare de succes.
Alegem întotdeauna „Începe mic” dacă angajamentul conducerii organizației față de Scrum este limitat sau în cazul în care costul eșecului este mare. „Începe mic” nu este potrivit în cazul în care organizația are nevoie urgent de beneficiile aduse de Scrum.
Tiparul „Totul pe o carte” trebuie folosit numai în cazuri speciale, în principal când timpul disponibil pentru tranziție este foarte limitat sau când se dorește a trece repede peste eventuala rezistență la schimbare. În orice caz, nu trecem toată organizația deodată la Scrum fără a avea destui ScrumMasteri cu experiență care să servească fiecare echipă. Aceștia pot fi interni sau externi, dar ideea este ca până la urmă toți ScrumMasterii să fie angajații organizației.
Nu în ultimul rând, mărimea organizației influențează alegerea între cele două tipare: una este să trecem toți odată dacă suntem 10-20 de oameni și alta este dacă suntem 500.

„Manifestare publică a Agilității” sau „Pe ascuns”

Dacă ne amintim cursa pentru cucerirea Spațiului din anii `50-`60, sovieticii și americanii au avut două abordări diametral opuse. Pe de o parte, sovieticii au efectuat lansările cheie în cel mai mare secret, atât Sputnikul cât și Gagarin fiind surprize mari, chiar șocuri, pentru toată lumea. Pe de altă parte, americanii au primit misiunea de la președintele lor în cadrul unei adresări inaugurale la preluarea mandatului, iar lansările au fost transmise în direct la televizor.
Și în cazul unei tranziții Agile/Scrum avem de ales între cele două abordări sub forma a două tipare de adopție: „Manifestare publică a Agilității” sau „Pe ascuns”.
În cazul tiparului „Manifestare publică a Agilității” echipa face un efort să-i informeze pe ceilalți despre faptul că trece la Agile/Scrum. Acest efort îi vizează în primul rând pe cei din organizație, dar se poate adresa chiar și publicului larg, când vorbim de o companie cu notorietate.
În cazul tiparului „Pe ascuns” nu ne referim la nimic ilegal, ci doar la faptul că echipa ține pentru ea, până la sfârșitul proiectului, faptul că folosește o nouă abordare in dezvoltarea de software.

Motive pentru a prefera tiparul „Manifestare publică a Agilității”

1. Toată lumea știe ce ți-ai propus să faci, așa că este mai sigur că te vei ține de treabă
– atunci când intențiile noastre sunt publice simțim o presiune latentă din partea celorlalți, presiune care ne ajută să ne concentrăm pe obiectivul propus

2. Se stabilește o viziune de împlinit
– este oferită o oportunitate pentru reflecție și dialog între echipa în tranziție și cei din afara ei, precum și între cei ce susțin tranziția și cei care i se opun

3. Acțiunea la vedere reprezintă o declarație fermă a angajamentului asumat
– revenind la exemplul cursei spațiale, sovieticii au operat pe ascuns pentru a fi acoperiți în caz de eșec – „dacă merge, ne asumăm succesul, dacă nu, nu știe nimeni”. În cazul unei tranziții la vedere, angajamentul este ferm nu numai pentru tranziția în sine, dar mai ales pentru succesul ei.

4. Se poate solicita sprijinul organizației
– o tranziție pe ascuns înseamnă că nu putem cere ajutorul celor din organizație pentru a putea trece peste obstacole

5. Declararea unui obiectiv și atingerea lui transminte un mesaj puternic
– întotdeauna am considerat că e mai dificil și mai „profesionist” să joci biliard (sau snooker) anunțând înainte unde vrei să introduci bila: să spui ce vrei să faci și să o faci are un impact mai mare decăt să-ți anunți obiectivul după aceea (dacă a mers).

Motive pentru a prefera tiparul „Pe ascuns”

1. Se pot face progrese înainte ca rezistența să înceapă
– cele mai mare șanse ale oponenților tranziției pentru a o opri sunt înainte ca aceasta să capete avânt, deci se vor pune cel mai mult imediat după anunțarea ei

2. O tranziție pe ascuns ține la distanță presiunile suplimentare
– o tranziție pe ascuns permite echipei să se ocupe în liniște de proiect, fiind îndeajuns presiunea generată de folosirea unei abordări noi și cea a proiectului în sine

3. Nimeni nu știe despre ce este vorba până nu i se spune
– se poate aștepta până la terminarea cu succes a proiectului pentru a spune că a fost condus altfel. Dacă proiectul nu se termină cu succes, pot fi aduse modificări felului în care este folosit Scrum și se încearcă din nou, ceilalți fiind informați numai după ce au fost descoperite nuanțele necesare succesului în mediul specific organizației.

4. Dacă nimeni nu știe că folosești Scrum, atunci nimeni nu-ți poate cere să te oprești
– în cazul unui mediu care opune rezistență la adoptarea Scrum, o tranziție pe ascuns permite obținerea de rezultate clare care pot fi folosite în dezbaterea privind meritele acestei abordări; unele echipe mai cred că este preferabil să-ți ceri scuze, decât să-ți ceri permisiunea.

Alegerea între cele două tipare de adopție

În principiu, opțiunea preferată este cea „la vedere”. Alegem întotdeauna manifestarea publică a agilității dacă avem încredere în Agile/Scrum și dacă suntem angajați față de tranziție sau în cazul în care prevedem o rezistență la schimbare acerbă, peste care dorim să trecem cât mai repede.
O tranziție pe ascuns poate fi de folos mai ales când dorim să experimentăm cu anumite practici Scrum (întâlnirile zilnice, iterațiile, etc.), pe care le putem folosi pe rând, fără să anunțăm oficial că este vorba de Agile/Scrum. În fine, suntem discreți când pur și simplu nu avem altă opțiune, ca de exemplu în cazul în care rezistența mediului e prea mare.

Acestea sunt tiparele de adopție Agile/Scrum despre care vroiam să vă vorbesc. Într-un articol viitor voi continua cu tipare de diseminare a Scrum-ului în organizație.

Atribuire: Mike Cohn – ”Succeeding with Agile: Software Development Using Scrum”, Addison-Wesley 2009