by În ultima perioadă am început să fiu din ce în ce mai atentă la stilurile de leadership și modalitățile de abordare ale unui manager de proiect. Astfel, am reușit să extrag cât mai multe bune practici și lecții. Printre acestea se află delegarea, o bună practică pe care am observat-o și apreciat-o de-a lungul timpului, din poziția unui om care se află la începutul carierei.
Consider că, diferența dintre un manager bun si unul mai puțin bun este tocmai abilitatea de a delega sarcinile și de a lucra eficient cu echipa sa pentru a realiza cu succes proiectul. Deși la o primă vedere poate părea că delegarea presupune doar predarea unor task-uri, acest concept are o însemnătate mult mai puternică. Pentru cel care primește sarcina, reprezintă un proces de research, de asimilare de noi informații, de responsabilizare și de progres individual și colectiv, la nivelul echipei. Pe de altă parte, pentru manager reprezintă timp și energie suplimentare pentru a explica, verifica și aproba munca depusă de echipă.
Mulți preferă să nu delege sarcinile, deorece instruirea celeilate persoane necesită destul de mult timp. Însă, lucrurile pot fi văzute dintr-o altă perspectivă, aceea că un membru novice al echipei ar putea să își extragă informații valoroase din task-ul primit ca responsabilitate și să dezvolte noi skill-uri. Mai mult, delegarea sporește încrederea managerului în coechipier și îi permite lui să își ocupe timpul cu alte sarcini care îi necesită atenția și prezența.
Deoarece pentru realizarea cu succes al unui proiect este nevoie, în primul rând, de claritate, am analizat modelul numit RACI. Acesta are scopul de a identifica rolurile și responsabilitățile, dar și de a elimina confuzia ce se poate instala pe parcursul desfășurării unui proiect.
Responsible: persoana care depune efectiv munca pentru realizarea sarcinii. Aceasta are responsabilitatea de a duce la bun sfârșit sarcina asumată sau decizia luată. Câteva exemple elocvente pot fi: un analist de afaceri, un dezvoltator de aplicații sau un arhitect tehnic.
Accountable: persoana care răspunde pentru finalizarea corectă și completă a sarcinii. Aceasta trebuie să fie o singură persoană și este adesea executivul sau sponsorul proiectului.
Consulted: persoanele care furnizează informații necesare pentru proiect și cu care există o comunicare bidirecțională. Rolul acesta cuprinde, de obicei, mai multe persoane, adesea experți în domeniu.
Informed: Oamenii din această categorie sunt informați cu privire la progresul proiectului, iar comunicare cu aceștia este unidirecțională. Acestea sunt persoanele care sunt direct afectate de rezultatul sarcinilor, așadar ele trebuie permanent puse la curent cu progresul. Un bun exemplu este reprezentat de clienți.
Am stabilit care sunt rolurile, responsabilitățile, totul pare că are o direcție mai clară, dar de ce trebuie să ținem cont pentru a delega eficient?
- Asignarea corectă a responsabilităților
Pentru o desfășurare eficientă a proiectului, sarcinile ar trebui să fie alocate conform cu abilitățile celui ce va fi responsabil, cu experiența anterioară avută și cu dorințele acestuia.
- Oferirea unor instrucțiuni clare
Managerul de proiect este dator să ofere instrucțiuni clare echipei sale, fără a lăsa urme de interpretare. Ei trebuie să explice importanța fiecărui task și impactul pe care îl are acesta asupra proiectului.
- Stabilirea unui time frame
Project managerul este responsabil ca deadline-ul specific pe fiecare task, dar si deadline-ul final este comunicat echipei încă de la începutul proiectului. Mai mult, este necesar ca acest termen limită să fie unul realist și realizabil, altfel membrii echipei vor fi pe grabă pentru a completa sarcinile, existând riscul de a se strecura greșeli.
- Distribuirea egală a responsabilităților în cadrul echipei
De asemenea, este important ca managerul de proiect să distribuie egal sarcinile între membri echipei. Altfel, poate interveni frustrarea angajatului, suprasolicitarea acestuia sau un nivel de stress ridicat care poate afecta calitatea proiectului, în final.
- Evidența progresului proiectului
Managerii de proiect trebuie să țină o evidență a progesului membrilor echipei. E indicat să faciliteze întâlniri periodice de echipă să verifice starea sarcinilor atribuite.
Considerând toate cele de mai sus, delegarea este crucială în cadrul unui proiect, oferind beneficii managerului, echipei, dar și organizației. Delegarea trebuie privită ca o investiție necesară oamenilor și organizație, nu ca un lucru opțional.
Articol realizat cu ajutorul surselor: projectsmart.co.uk, greycampus.com, udemy.com/course/joyful-leader.
