Puterea Brainstormingului

Există momente în desfășurarea unui proiect în care trebuie discutate anumite aspecte și, ulterior, trebuie luate anumite decizii care au impact în implementarea proiectului. Fie că proiectul se află în inițiere, planificare, execuție, fie că este vorba despre un change request, brainstormingul se poate dovedi o tehnică excelentă pentru a discuta toate aspectele legate de un eveniment care necesită o dezbatere mai amplă, pentru a lua o decizie cât mai corectă.

În cele ce urmează, am să aduc în discuție câteva aspecte pozitive în opinia mea care pot rezulta din cadrul unei ședințe de brainstorming.

1. Îmbunătățirea comunicării

Participanții la brainstorming pot fi project managerul, membrii echipei de management de proiect, experți în domeniu, tehnical leaderul, membri ai echipei de proiect, dar și alți stakeholderi. Un astfel de exercițiu încurajează pe toată lumea să își exprime părerea sau să vină cu idei noi. De obicei, există, cel puțin în proiectele mari, un plan de comunicare în care este specificat modul de raportare. Faptul că, în cadrul acestei ședințe, practic, oricine poate să comunice cu oricine reprezintă un avantaj. Membrii echipei de management au ocazia să cunoască mai bine alți membri ai echipei, identificând la aceștia, eventual, noi aptitudini care pot fi exploatate în viitoarele proiecte sau în dezvoltarea profesională a acestora. Dar și viceversa este valabil: membrii echipei de proiect au ocazia de a discuta direct cu stakeholderii sau managerii aflați în poziții superioare în organizație. În acest fel, ei sunt încurajați să se implice mai mult în proiect. Cu atât mai mult, dacă ideile lor sunt apreciate și luate în calcul, acest lucru echivalează cu o recompensă, cu o recunoastere a meritelor. Acest aspect ar putea avea un impact foarte mare în creșterea eficienței muncii lor.

2. Obținerea unei mai bune priviri de ansamblu asupra proiectului

Dacă managerul de proiect are o viziune de ansamblu asupra proiectului și are acces la toate informațiile care privesc proiectul, un tester sau un dezvoltator software se concentrează, de obicei, numai asupra sarcinilor repartizate de către team leader. În cadrul ședinței de brainstorming, cei aflați în roluri tehnice au ocazia să înțeleagă mai bine impactul activităților pe care ei le desfășoară asupra proiectului, locul lor în proiect, dincolo de ceea ce scrie în documentele oficiale (WBS, schedule baseline etc). Cu aceast prilej, ei pot înțelege mai bine activitățile colegilor, mărindu-și astfel privirea de ansamblu asupra proiectului, ceea ce poate conduce la o conștientizare mai puternică a responsabilității activităților pe care ei le desfășoară.

3. Îmbunătățirea proceselor

Pe scurt, brainstomingul are ca scop obținerea unor răspunsuri la întrebarea: „avem această situație, ce facem / cum facem să …?”. În anumite cazuri, dacă sunt identificate probleme noi (de exemplu, în urma procesului de verificare a calității) care necesită o evaluare pentru un change request, în cadrul ședinței, se poate lua în calcul o analiză mai amplă a defectelor și găsirea cauzei și a soluțiilor de remediere a acestora. Cauzele pot fi multiple: riscuri neidentificate, neconcordanța între cerințe și quality metrics, comunicare defectuoasă, etc. Dar, odată cauzele identificate, se pot pot propune idei de îmbunătățire a proceselor.

4. Team building

În cadrul ședinței, pot participa membri ai echipei de proiect care fac parte din departamente sau locații diferite sau provin din culturi diferite. Fiecare este responsabil pentru activitatea sa și, în mod normal, nu interacționează, nu comunică direct unul cu celălalt, dacă fac parte din departamente sau echipe diferite.  Brainstormingul este o oportunitate ca membrii din echipe diferite să se cunoască mai bine, să-și împărtășească ideile și experiența.Aceast lucru poate alimenta o îmbunătățire a comunicării între membrii echipei, a eficienței muncii și a creșterii motivației lor.

5. Identificarea de noi riscuri

Ședința de brainstorming are ca scop principal găsirea unor soluții, identificarea unor cauze, analiza unor oportunități. Indiferent însă de subiectul brainstromingului, întotdeauna apar și întrebări: „ce se întâmplă dacă…?”. Acest lucru înseamnă că discuțiile despre riscuri sunt omniprezente. Este lesne de înțeles că, dacă se iau decizii ale caror efecte nu sunt corect analizate și cuantificate, pot sa apară probleme cauzate de o slabă analiză a riscurilor. În acest scop, este important ca toate deciziile și activitățile propuse să fie atent analizate, pentru a identifica noi riscuri ce trebuie documentate corespunzător în risk register. Mai departe, evident, ele trebuie trecute prin procesul de risk management.

6. Lessons learned

Indiferent de rezultatul sesiunii de brainstorming, poate unul dintre cele mai importante aspecte îl reprezintă analizarea retrospectivă și documentarea rezultatelor sesiunii, atât din punct de vedere tehnic, cât și din punctul de vedere al procesului de brainstorming, pentru a oferi premisele îmbunătățirii și optimizarii rezultatelor în sesiunile următoare, dar și în scopul refolosirii soluțiilor în alte proiecte.

În definitiv, pe lângă obiectivele tehnice pe care le poate atinge, brainstormingul poate fi un instrument foarte bun prin care se pot îmbunătăți procesele organizaționale, motivarea oamenilor, comunicarea între membrii echipei de proiect și, în același timp, să contribuie la formarea unui culturi organizaționale colaborative.