by De la inceput sa clarificam urmatoarele:
– ce este un tichet – un identificator unic pentru o activitate de proiect ce ar trebui realizata: fixarea unei neconformitati, solicitarea unui serviciu, dezvoltarea unei solutii, modificarea unui raport etc.;
– ce este un sistem de urmarire a tichetelor – o solutie software utilizata pentru urmarirea proiectelor din punct de vedere al cererilor de modificare, al neconformitatilor si apoi in zona de suport tehnic, a „vietii” aplicatiilor implementate la client; cu un pic de ajutor de la IT aceasta aplicatie poate fi apelata electronic via web de oriunde de catre utilizatorii inregistrati.
Cum de la ordine la dezordine nu este decât un singur pas, mic şi acela, încep prin a spune că dacă se doreşte trasabilitate în proiect, pornind de la soluţii pentru mici neconformităţi şi ajungând pînă la soluţii extinse, un software uşor configurabil facilitează pastrarea istoricului şi ajută la evitarea haosului.
La inceputul proiectului X care include doar servicii de instalare, configurare, training si implementare, se poate intampla ca toata lumea (membrii echipei si chiar responsabilul de proiect) sa fie convinsa ca este inutil sa faca ceva suplimentar, cum ar fi configurarea unui nou proiect in cadrul sistemului de urmarire a tichetelor, plecand de la presupunerea ca „vor tine minte” si ca oricum se vor realiza rapoarte de activitate si cereri de schimbare/issue-urile documentate hardcopy pentru ca asa a dorit clientul.
Nimic gresit in ceea ce priveste rapoartele de activitate, partial eronat in ceea ce priveste calitatea informatiilor, structura lor, modul de arhivare si regasire…
De exemplu:
Rapoarte de activitate
-
in raportul de activitate nu poti scrie toate issue-urile sau toate lucrurile care nu au mers bine pentru ca se insista pe lucrurile importante – in sistemul de urmarire a tichetelor se poate face usor acest lucru
-
in raportul de activitate se descrie cel mult sintetic activitatea realizata – in sistemul de urmarire a tichetelor se pot detalia aspecte tehnice, pre-conditii, solutii alternative grupate astfel incat sa faciliteze citirea si cautarea.
Uneori se extinde partea cu documentatul hardcopy si in ceea ce priveste rapoartele si in acest caz:
-
rapoartele de activitate din proiect, in format hartie, se arhiveaza de cele mai multe ori in bibliorafturi care umplu pana la refuz arhivele si nu pot fi studiate decat daca se aduc de la arhiva – informatiile electronice (din aplicatia de tichete) pot fi oricand cautate, indexate si citite si nu numai de la birou;
-
rapoartele de activitate in format hartie nu pot fi utilizate pentru a cauta o anume informatie decat prin citirea integrala a acestora – informatiile electronice faciliteaza cautarea structurata a informatiilor si odata cu trecerea timpului (cu cresterea cantitatii de informatii inregistrate) se transforma intr-o sursa inepuizabila si refolosibila de cunostinte (baza de date de cunostinte): cand, cine, ce, cum, unde;
In ceea ce priveste Cereri de modificare/dezvoltare/issue-urile:
-
cererile de modificare in format hartie se arhiveaza si pot fi utilizate doar daca se citesc in dosarul de proiect. In sistemul electronic de urmarire se completeaza informatiile cu specificatii functionale si tehnice astfel incat cerinta se intalneste cu specificatia si astfel ia nastere usor release notes-ul (si pentru aceste informatii exista sisteme de verificare a trasabilitatii cerinta vs specificatie vs test vs caz de test, dar despre aceste sisteme o sa vorbesc intr-un alt articol).
-
Pentru a avea o situatie real-time a statusului cererilor de modificare/issue-urilor este necesar uneori un efort considerabil si o perioada de timp care face ca rezultatul raportului in momentul in care este prezentat sa nu mai fie actual – in sistemul electronic, rapoartele se pot configura sa fie generate automat, periodic si trimise tot automat prin email la cei interesati.
