by Am ajuns la episodul 3 din serialul despre tendintele din Project Management. Povesteam in articolele trecute ca principala tendinta in proiectele actuale sint echipele de proiect internationale sau/si distribuite geografic. Prima confruntare a unui project manager cand lucreaza cu astfel de echipe este cum sa niveleze diferentele intre membrii echipei, diferente de natura diferita: culturale, de fus orar, de comunicare, sau tehnologice. In alt episod spuneam ca nu este suficient sa rezolvam aceste diferente, project managerul trebuie sa aiba reale calitati de leader, ca echipa sa il “urmeze”. Sa nu uitam ce spunea Blanchard: “If you think you are a true leader, turn around and see if anyone is following”.
Mai departe aceste confruntari trebuie sustinute de aplicatii “colaborative”, aplicatii care sa asigure accesul la informatia relevanta rapid si corect.
Ce sunt aceste aplicatii colaborative si cum ne pot ajuta ele?
Eu definesc aceste aplicatiile colaborative ca un spatiu de lucru virtual, spatiu la care au acces stakeholderii proiectului: membrii echipei de proiect, sponsorii, managementul, fiecare avind access la informatia ce ii intereseaza legata de un proiect in curs.
Cu putini ani in urma Project Managerul era singurul care folosea o aplicatie pentru controlul proiectului . Folosind aceasta aplicatie (care putea fi MS Project, sau chiar un simplu Excel) acesta facea planul de proiect, apoi in timpul desfasurarii proiectului, pe baza raspunsurilor de la membrii echipei (sau din rapoartele leaderului tehnic), PM-ul completa efortul si procentul de completitudine al taskului, apoi facea alte rapoarte catre management, catre client, anunta echipa de eventuale schimbari in plan.
In conditiile in care echipele sunt internationale, clientii si sponsorii sunt din zone geografice diferite, a devenit necesara imbunatatirea accesului la informatia legata de un proiect. Accesul trebuie sa fie cit mai rapid si usor, dar mai cu informatie relevanta pentru fiecare receptor.
Din experienta mea, am avea nevoie de urmatoarele arii de informatie:
1. documentatia de proiect (specificatiile clientului, documentele de design, rapoarte specifice din testare, etc.)
2. planificare & control (planul de proiect, dependentele dintre activitati, planul de comunicare, documentul de gestionare al riscurilor si al issue-rilor de proiect)
3. issue tracker (pentru buguri, sau pentru change management )
4. raportarea zilnica a efortului de catre fiecare membru al echipei de proiect
5. dashboard pentru upper management
6. knolewdge management din punct de vedere tehnic (tehnologii folosite, tips & tricks)
Nu mai detaliem importanta existentei unei astfel de zone comune de lucru, ce as vrea sa precizez este ca ar fi foarte bine sa avem o aplicatie care poate sa acopere toate ariile prezentate mai sus (cum ar fi MS Share Point sau chiar o aplicatie cloud based), in functie de buget si de necesitati. In compania in care lucrez avem aplicatii diferite ce acopera fiecare arie in parte, si pentru a avea un singur punct de acces spre toate, am creat o interfata (folosing wiki pages) care aduna informatia din toate zonele.
Acestea au fost ideile mele legate de tendintele din Project management din ultimii ani detaliate pe parcursul a 3 episoade..
Noile tendinte din PM care tind sa se generalizeze pentru 2013 si anii care vin, creeaza dezbateri aprinse in comunitatile de PM. Un exemplu care se va regasi si in noua editia a PMBOK Guide, editia a 5-a, ar fi adoptarea pe scara larga a unor abordari Agile si felul in care acestea influenteaza modul in care se face project management.
Dar dragi cititori ai blog-ului nostru, “Stay tuned for more information”….
