by Toata lumea este fericita cind se termina un proiect, mai ales daca este “de succes”. …J. Membrii echipei sunt distribuiti déjà in alte proiecte, ceilalti PMi si echipa de proiect abia ii asteapta, cine sa se mai uite in urma la ce s-a intimplat? Si totusi, project managerul trebuie sa inchida proiectul si formal, altfel nu isi indeplineste “KPI-ul”…;-), inchiderea formala continand in multe metodologii de PM, si activitatea de documentare a lectiilor invatate.
Aceste lectii invatate isi au rolul lor foarte important in experienta personala a PM-ului si a membrilor echipei, dar si in experienta organizatiei. Orice situatie deosebita (buna sau rea), care poate contribui la baza de cunostite a companiei poate ajuta. De aceea se numesc lectii invatate, nu? Din experienta pe care o am in rolul de PM, este bine sa “aduni” lectii pe tot parcurul proiectului, altfel la final nu iti mai aduci aminte decit de escalari. Recomandarea este ca PM-ul sa stranga aceste situatii deosebite pe tot parcursul proiectului chiar si de la membrii echipei.
In final, lectiile invatate ar trebui sa contina:
1. KPI-uri si informatii de proiect din care putem extrage statistici (taskuri overrun, milestonuri depasite, etc.)
2. Lectii bune care ar trebui mentinute ca practici
3. Lectii din care avem de invatat, procese organziationale care ar trebui schimbate
Lectiile ar trebui sa descrie situatia, cauza, impactul asupra proiectului si recomandarea/solutia gasita.
Iata un exemplu de lectie invatata din proiectele pe care le-am coordonat:
Nume :
Revizuirea documentatiei de ATP (acceptance testing plan) primita de la client
Descriere/cauza:
Dupa revizuirea planului de acceptanta de la client am observant ca sunt diferente intre functionalitatile asteptate si ceea ce s-a dezvoltat. Acestea nu au fost detaliate in specificatiile functionale si am facut cateva presupuneri care s-au dovedit a fi false.
Impact:
S-a refacut dezvoltarea sa fie in acord cu noua viziune a clientului, aceast a dus la un overrun al bugetului, acoperit totusi din contingenta.
Recomandare:
Evitarea de a face asumtii nevalidate, clarificarea scopului eventual printe-un workshop initial, cerere catre client pt a disstrbui documentul de ATP din primele faze ale proiectului
Arie impactata:
Scope Management
Informatii adunate ca “Lectii invatate” sunt de dorit a fi prezentate in faza de inchidere a proiectului intregii echipei de proiect, nu doar arhivate in folderul de proiect si raportate managerilor. Acest feedback l-am primit de la colegii cu care am lucrat, este important pentru ei sa inteleaga cum s-a desfasutat proiectul, pot veni cu idei, prin aceasta nu ii consideram doar niste resurse, ci niste contributori.
Valoarea pe care o aducem cu aceasta abordare:
1. buy-in-ul membrilor echipei de proiect in situatia in care vom lucra impreuna si pe alte proiecte
2. scadem probabilitatea de a nu mai repeta aceleasi greseli
3. folosim ce a fost bine
4. organizatia invata si se adapteaza in permanenta
Si in final, cel mai bine ar fi ca aceste lectii invatate sa fie sharuite cu alti PM, printr-o baza de date comuna si chiar prin sesiuni periodice in care sa se prezinte studii de caz proiecte interesante, cu punctele lor tari si slabe, cu lectiile invatate.
