Despre PMI Romania cu Presedintele organizatiei, Daniela Chiricioaia

Reading Time: 13 minutes

Daniela Chiricioaia este presedintele PMI Romania si este absolventa a Universitatii “Ovidius” din Constanta, Facultatea de Matematica Informatica cu Masterat in Informatica. A fost Director IT patru ani, perioada in care a participat la implementarea mai multor proiecte strategice din domeniul IT. Din 2006 ca Project Manager si in prezent ca Senior Project Manager a gestionat si gestioneaza proiecte de implementare sisteme integrate de tip ERP si Enterprise Application Suite (EAS) pentru clienti mari din diferite industrii: Transport, Energie, Nuclear, Utilitati etc.

A obtinut certificarea PMP® in 2007, iar in 2014 PMI-ACP. Detine si alte certificari in domeniul Managementului de Proiect (M_o_R Practitioner, M_o_P Practitioner, P3O Practitioner), certificari in domeniul IT (COBIT si ITIL v3F) si Diploma Profesionala in Management de la Open University Business School UK. Ca voluntar PMI si-a inceput activitatea in 2012 pe diverse proiecte nationale si internationale, iar din 2016 este membru in Board-ul PMI Romania Chapter.

ComunitateA: Felicitari. In decembrie 2016 ati fost aleasa presedinte al Chapter-ului PMI Romania pentru un mandat de 2 ani. Cateva cuvinte despre PMI Romania care implineste anul acesta 15 ani si pe care o cunoasteti de cel putin 10 ani. Cum vedeti evolutia organizatiei de-a lungul timpului si cum vedeti locul ei in societatea romaneasca?

Daniela Chiricioaia: In primul rand va multumesc pentru felicitari. PMI Romania Chapter reprezinta PMI® (Project Management Institute) in tara noastra. Aceasta Asociatie a fost infiintata acum 15 ani la intiativa a sapte persoane pasionate de Managementul Proiectelor carora le multumim si pe aceasta cale pentru efortul depus la fondarea organizatiei si pentru viziunea pe care au avut-o la acel moment. Multumim de asemenea tuturor membrilor fondatori si membrilor Comitetului Director din 2009 pentru sprijinul care ni-l acorda in toate demersurile legale pe care avem de efectuat conform legislatiei din Romania. Evolutia PMI Romania a fost foarte vizibila pana in anul 2012 cand profesia de Project Manager a fost promovata cu intensitate in Romania de catre Chapter. In perioada 2013 – 2015 a urmat un declin considerabil, PMI Romania Chapter devenind din ce in ce mai putin vizibila pe plan national, confruntandu-se in tot acest timp cu grave probleme juridice si fiscale. Incepand cu 2016 impreuna cu colegii extraordinari cu care lucrez din Board, am inceput sa rezolvam toate problemele Asociatiei astfel incat PMI Romania Chapter sa redevina motorul de promovare a profesiei de manager de proiect popularizand in acelasi timp in randul organizatiilor publice si private beneficiile pe care le obtin cand proiectele sunt conduse de un PM profesionist.

ComunitateA: Care a fost si este motivatia dvs. de a face voluntariat in cadrul PMI Romania?

Daniela Chiricioaia: Consider ca am ajuns la etapa de maturitate profesionala in care experienta acumulata este utila daca o imparti cu alte persoane si, de ce nu, sa inveti la randul tau din experienta celorlalti din echipa. Ca membru in Comitetul Director, principala motivatie este aceea de a promova si dezvolta activităţile de management de proiect în România, constientizarea la nivel national a faptului ca un management de proiect profesionist, folosind practicile, standardele si metodele utilizate pe plan internaţional de catre Project Management Institute – PMl® – aduce beneficii reale oricarei organizatii atunci cand isi urmareste realizarea obiectivelor strategice.

ComunitateA: Unul dintre obiectivele asumate in aplicatia dvs. se refera la asigurarea unei transparente a organizatiei, care sa permita fiecarui membru sa aiba acces la toate informatiile instant. Cum va propuneti sa o puneti in practica?

Daniela Chiricioaia: In cursul anului 2016 am analizat diverse optiuni, am discutat cu colegi din alte Chaptere ale PMI din Europa si am ajuns la concluzia impreuna cu colegii din Board-ul actual ca cea mai buna solutie este aceea de a include in site-ul pmi.ro o sectiune securizata in care membri PMIRO, pe baza de user si parola PMI – sau prin SSO – sa aiba acces la rapoartele anuale, la bilantul Asociatiei, la deciziile Board-ului, la proceduri si regulamente proprii Asociatiei, etc. Urmare a acestei analize am gasit solutia care sa ne permita sa o putem implementa cu costuri minime, respectand toate procedurile si regulile de securitate impuse de PMI. De asemenea, utilizam cu success instrumentele puse la dispozitie de catre PMI pentru gestionarea oportunitatilor de voluntariat ale PMIRO, toti membrii nostri au posibilitatea sa aplice la acele pozitii din proiectele care le considera potrivite.

ComunitateA: Doriti extinderea portofoliului de proiecte dedicate scolilor, liceelor si universitatilor. Ce exista in acest moment din acest punct de vedere si cum va propuneti sa realizati acest lucru?

Daniela Chiricioaia: Au existat proiecte in anii anteriori (pana in decembrie 2015) care nu si-au atins obiectivele initiale. In 2016 am pornit cu etapa de analiza a oportunitatilor, a solutiilor pe care le putem folosi din bunele practici PMI®. Pentru scoli si licee, proiectul are la baza materialele pe care ni le ofera PMI prin PMI Educational Foundation la care se adauga rezultatele si experienta colegilor din PMI Italia Nord. Pentru acest proiect am primit aprobare din partea PMI pentru un reprezentant PMIRO care, in regim de voluntariat, sa asigure legatura cu PMIEF(PMI Educational Foundation). Acest reprezentant a fost ales dintre membrii PMIRO folosind unul din instrumentele puse la dispozitie de PMI pentru gestionarea oportunitatilor de voluntariat. Am inceput sa discutam cu conducerea unor scoli si licee din Bucuresti si asteptam raspunsul lor, estimez unul pozitiv, pentru a demara impreuna proiectul pilot.
In ceea ce priveste Studentii, PMI acorda o mare importanta mediului Academic, dedicand resurse specifice care ne ajuta sa le oferim beneficii specifice Studentilor. La PMI-EMEA avem un reprezentant din Romania, Cristina Olaru, care este PMI Academic Relations Specialist cu care colaboram foarte bine. PMIRO isi propune sa adauge la aceste resurse cateva beneficii pe plan national printre care mentionez: mentorat, evenimente specifice lor – totul asigurat cu ajutorul membrilor PMIRO care vor dori sa se implice in mod voluntar. In 2016, am avut doua intalniri cu Studentii care studiaza la Masterat Managementul de Proiect si le-am explicat beneficiile aduse de membership-ul PMI si de membership-ul PMIRO. In 2017 ne propunem sa implicam mai multi voluntari in aceste proiecte si sa crestem numarul Studentilor interesati de PMI si PMIRO. Mi-ar face mare placere sa discutam pe larg, in urmatoarele luni, despre progresele pe care le-am efectuat pe fiecare proiect.

ComunitateA: De asemenea doriti sa extindeti portofoliul de proiecte si in zona de Administratiei publice. La ce v-ati gandit si cum vedeti implementarea acestui deziderat?

Daniela Chiricioaia: Asa cum probabil putini stiu, PMI acorda o foarte mare importanta zonei de Government, dedicand resurse specifice. In USA, au realizari importante in zona de Management de Proiect/Program la nivel legislativ. La nivel PMI-EMEA, exista resurse dedicate zonei de Government si cel mai important este faptul ca in Romania colaboram excelent cu Irina Siminenco – Government Relations Manager la PMI – pentru a ajunge la un parteneriat cu Administratia publica Centrala si Locala. In 2016 am avut doua evenimente importante in zona Ministerelor: unul in februarie 2016 impreuna cu Ministerul Fondurilor Europene si al doilea in septembrie 2016, cu Ministerul de Finante. Workshop-ul de la Ministerul de Finante a avut un feedback pozitiv si vom continua aceasta colaborare si in 2017. Ne propunem sa devenim un partener important al Guvernului Romaniei, unul strategic, colaborand cu Ministerele din componenta pentru a promova importanta Managementului de Proiect profesionist in zona Administrativa. Aceasta colaborare va include, fara a se limita la acestea – sesiuni de workshop-uri specifice, conferinte comune, colaborarea voluntarilor PMIRO la definirea Standardului in Management de proiect/program din Romania, respectiv a standadului ocupational in aceste domenii. Vom documenta aceasta colaborare si o vom promova la nivel de PMI-EMEA si PMI. Obiectivul final este acela de a avea si in Romania o legislatie similara cu cea aprobata in luna decembrie 2016 de Barack Obama si pentru asta vom efectua fiecare pas necesar la timpul potrivit!

ComunitateA: Un alt obiectiv asumat in aplicatia dvs. este reprezentat de crearea unui sistem de calitate, integritate si etica, prin care sa se asigure mecanismele unui control intern independent al organizatiei care sa previna abuzurile si conflictele de interese. Acest lucru inseamna ca nu au existat pana acum astfel de mecanisme sau ca nu au fost destul de bune? Practic cum vedeti implementarea acestor mecanisme?

Daniela Chiricioaia: Pentru a intelege situatia sunt nevoita sa prezint o scurta istorie. Asa cum am mentionat anterior, PMI Romania a trecut in perioada 2013-2015 prin grave probleme legale si fiscale. In 2016, la preluarea mandatului de catre Comitetul Director ales la acea vreme, am gasit Asociatia PMIRO blocata din toate punctele de vedere si pregatita sa fie inchisa. In loc sa rezolve aceste probleme, membrii Comitetului Director aflat la conducerea PMIRO in cursul anului 2015, au decis in sedinta de Board din februarie 2015 sa infiinteze in numele lor, cu banii PMIRO, o noua Asociatiei care sa preia integral patrimoniul si brand-ul PMIRO. Si pentru ca nu a fost suficient cat bani au luat in 2015 din fondurile membrilor PMIRO, in anul 2016, cu simpla informare a Presedintelui de la acea vreme si fara a avea acordul Board-ului, fostul presedinte a solicitat la PMI ca toti banii de membership sa fie virati in contul acestei noi asociatii, ceea ce s-a si realizat o vreme. Fara sa intru in prea multe detalii pe care le-am explicat deja membrilor PMIRO in cadrul Adunarilor Generale din cursul anului 2016, va asigur ca impreuna cu colegii din Comitetul Director, am stopat aceasta actiune si chiar daca nu am recuperat tot prejudiciul financiar si de imagine creat, am reusit sa deblocam situatia PMIRO. Asta a presupus un efort semnificativ din partea noastra si a blocat cateva proiecte importante, inclusiv organizarea evenimentului anual din 2016. In plus, nu am primit acces la nici un document care sa arate ca exista proceduri, politici si regulamente PMIRO care sa asigure un sistem de calitate, integritate si etica, respectiv un control intern independent capabil sa previna abuzurile si conflictele de interese. Cu foarte mare greutate am reusit sa obtinem in septembrie 2016 documentele originale ale PMIRO – act constitutiv, Statut, etc. – dar inca nu am gasit toate documentele originale din perioada mai sus amintita (incluzand aici facturi, contracte, etc.)
Pe scurt, ceea ce am gasit ca si documente a permis toate abuzurile mentionate anterior si consider ca asta a raspuns la prima parte a intrebarii dumneavoastra. Ce am facut pana acum pentru a incepe sa functionam in conditii de calitate, integritate, in mod etic si evitand conflictul de interese:

• 1. Am citit cu atentie toate documentele oficiale ale PMI (politici, proceduri, formulare, ghiduri de bune practici, etc.) si am inceput sa folosim unele dintre formulare care se potrivesc in RomaniaFiecare voluntar care participa la proiectele PMIRO semneaza Acorduri de Confidentialitate care cuprind si trimiteri la partea de etica si declaratii pe proprie raspundere referitoare la conflictul de interese.

 

• 2. Am modificat statutul PMIRO astfel incat sa fie evitata concentrarea puterii in mana unei singure persoane, oricare ar fi functia acesteia in cadrul PMIRO.

 

• 3. Am actualizat procesul electoral – incluzand aici si procedura de alegeri – astfel incat sa fie aliniate la ultimile versiuni ale documentelor PMI (politici, ghiduri, proceduri, etc.). Astfel, membrii nostri care candideaza la diferite functii vor trece prin mai multe filtre care au rolul de a minimiza riscul de a fi ales un candidat care nu este potrivit.

 

• 4. Am decis sa avem un cenzor care sa indeplineasca toate conditiile legislatiei in vigoare. Prima optiune este un cenzor care sa efectueze activitate de voluntariat, dar suntem pregatiti si pentru a cauta o companie specializata in astfel de servicii.

 

• 5. Am decis infiintarea unui Comitet de Etica PMIRO

 

6. Am creat formular de feedback pentru evenimentele organizate de PMIRO, astfel incat sa putem sa ne imbunatatim activitatea in baza celor mentionate acolo de catre participanti

Ce ne propunem incepand din 2017:

• 1. Documentarea tuturor proceselor – descrierea lor prin proceduri, instructiuni, formulare, etc.

 

• 2. Stabilire de responsabilitati clare pentru fiecare rol, inclusiv o matrice de responsabilitati

 

• 3. Traducerea in limba Romana a PMI Code of Ethics & Professional Conduct si afisarea lui in lista de versiuni disponibile pe site-ul pmi.org. Este un proiect strategic care include si diseminarea acestor informatii la nivel national

 

4. Crearea unor template-uri de contracte de parteneriat, a unor contracte de sponsorizare, si multe altele.

Pare ceva restrictiv si complicat la o prima vedere, dar va asigur ca nu este vorba despre asa ceva. Totul va fi documentat cat mai simplu posibil, dar vor fi precizate in clar reguli de respectat de catre toata lumea. Si ne propunem ca fiecare membru sa stie continutul acestor proceduri/instructiuni si sa le poata accesa oricand in zona securizata mentionata anterior. Totul va fi aliniat la legislatia Romaniei, respectiv la politicile, procedurile, regulile, ghidurilor si bunelor practici ale PMI.

ComunitateA: Va propuneti o agilizare a organizatiei, bazata pe o continua adaptare pe baza feedbackului membrilor. Cum vor fi colectate nevoile si feedback-ul acestora? La ce modalitate practica v-ati gandit si ce se va intampla cu feedbackul colectat dupa aceea? Care va fi traseul de la feedback pana la adaptarea organizatiei pe baza feedbackului, cum se va analiza si cum se va decide daca un feedback se va traduce in niste actiuni?

Daniela Chiricioaia: Ma bucur ca ati adresat aceasta intrebare deoarece imi ofera spatiul necesar sa detaliez ceea ce am mentionat la intrebarea anterioara. Am mentionat in acel raspuns ca avem formulare de feedback pe care le folosim la fiecare eveniment organizat de PMIRO. Va asigur ca le citim cu atentie si le analizam cu maxima serioziatate in sedintele de Board, acest lucru ajutandu-ne sa ne adaptam subiectele si modul de abordare a lor in cadrul acestor evenimente.
Alte modalitati de colectare a feedback-ului membrilor nostri sunt:

• – trimiterea catre membri PMIRO a unor chestionare electronice (surveys) pe diferite teme. Aici avem chestionar specific care colecteaza informatii referitoare la gradul de satisfactie;

 

• – solicitam membrilor nostri sa ne trimita mesaje catre adresa de mail pmiro_members@pmi.ro cu feedback sau propuneri de imbunatatire;

 

– discutii face-to-face in cadrul evenimentelor organizate de PMIRO, inclusiv Adunari Generale Anuale;

Traseul este unul cat se poate de scurt in conditii de activitate voluntara.

ComunitateA: Va propuneti parteneriate cu REP-ii, companii interesate de PM si alte comunitati profesionale pentru a creste vizibilitatea si maturitatea PMI Romania. Ce parteneriate exista in acest moment, in ce constau si la ce alte comunitati profesionale va ganditi?

Daniela Chiricioaia: Incepand cu septembrie 2016 Comitetul Director al PMIRO a decis sa reia relatia de parteneriat cu REP-ii din Romania pentru a oferi noi beneficii membrilor Asociatiei. Am trimis invitatii la toate companiile de training care sunt REP PMI® in Romania si am reusit sa semnam contracte cu 4 dintre ei. Ca urmare a acestor parteneriate, putem sa oferim membrilor nostri informatii despre firmele de instruire din Romania, cursurile pe care acestea le ofera, evenimente organizate de acestea si multe alte beneficii. La randul lor, aceste firme promoveaza PMIRO in evenimentele lor si ne sunt parteneri in organizarea unor evenimente comune de tip workshop, monthly meeting si/sau webinar, etc. In 2017 ne-am propus sa reluam discutia cu toti REP-ii si sa stabilim principii de colaborare. Ne dorim o relatie de parteneriat din care ambele parti sa castige.
Referitor la parteneriate cu alte comunitati profesionale, aici ne dorim sa colaboram cu diverse Asociatii profesionale cum ar fi: ARACO (Constructii), Asociatii ale Studentilor, Sindicatul Managerilor Publici, JCI Romania, Hospice. Dar lista e mult mai lunga si include Asociatii si Fundatii in care project managementul este extrem de important.

ComunitateA: Ati identificat printre amenintarile din analiza SWOT a organizatiei lipsa de legi și standarde românești referitoare la managementul de proiect, program și portofoliu pentru a le sprijini si recunoaste ca profesii. In acest context ce parere aveti despre valoarea, utilitatea si viitorul certificarii nationale ANC de project manager?

Daniela Chiricioaia: Certificarea nationala ANC de project manager poate fi un inceput pentru cei care sunt interesati sa afle cateva elemente de Project Management. Ma abtin sa comentez mai mult acum referitor la valoarea si utilitatea formatului actual al acestei certificari. Pentru cei care isi doresc sa faca performanta in Managementul de Proiect le recomand sa se indrepte catre certificari internationale cum ar fi PMP, PMI-ACP etc. Sunt certificari recunoscute international, aplicabile in orice domeniu de activitate si au avantajul ca dovedesc experienta practica in domeniu. In plus, sa nu uitam faptul ca in octombrie 1999, Project Management Institute (PMI) a anuntat ca certificarea Project Management Professional (PMP®) a obținut certificarea ISO 9001 de la Registrul național și Consiliul Olandez pentru Acreditare (RVA). PMP este primul program profesional de certificare care a primit certificarea ISO 9001. Această recunoaștere internațională adaugă credibilitate și valoare pentru Programul PMI de certificare PMP.
Vreau doar sa completez ceea ce am mentionat la raspunsul referitor la implicarea PMIRO in relatia de parteneriat cu Administratia Publica/Guvern adaugand ca, in momentul in care vom avea Standarde de calitate pentru Managementul de Proiect la nivel national, Standarde ocupationale actualizate si aliniate la standardele internationale, atunci in mod sigur si certificarea nationala ANC se va actualiza si va deveni mult mai utila.

ComunitateA: Cati membri are chapterul PMI Romania?

Daniela Chiricioaia: In prezent, PMIRO are peste 320 membri platitori. Dintre acestia aproximativ o treime sunt implicati in diverse activitati de voluntariat si /sau participa la evenimentele lunare organizate in Bucuresti si in cele cinci locatii din tara (Brasov, Cluj, Iasi, Sibiu, Timisoara). Impreuna cu colegii din Board lucram la atragerea mai multor membri PMIRO in activitatile Chapter-ului.

ComunitateA: Care este rata de retentie in PMI Romania si cum a evoluat de-a lungul anilor?

Daniela Chiricioaia: In 2016, rata de retentie a fost in medie de 62%, mult mai buna decat cea pe care a avut-o Chapter-ul in 2015, similara cu rata de retentie de pana in 2013, dar inca departe de ceea ce ne-am propus. Ceea ce consider important de mentionat este faptul ca am reusit sa avem in 2016 o crestere de aproximativ 4%, dupa o scadere de peste 5% pe care a inregistrat-o organizatia la finalul anului 2015.

ComunitateA: Care a fost principalul motiv al renuntarii la membership?

Daniela Chiricioaia: Majoritatea celor care au renuntat la membership PMIRO au renuntat inclusiv la membership PMI®, indiferent de vechimea acestui membership dar exista si un numar de membri care au ramas membri PMI®. Motive principale ale renuntarii la membership:
* valoarea taxei membership
* beneficii reduse vs taxa membership
Acestea au fost principalele doua motive care au rezultat din mesajele si discutiile pe care le-am avut cu membri PMIRO in cursul anului 2016. Daca la prima cauza nu putem sa schimbam nimic, la a doua cauza lucram serios sa o eliminam. Incepand cu anul 2016 avem Comitete Locale in cinci orase in care avem un numar de membri mai mare, astfel incat sa oferim evenimente locale membrilor nostri. Leaderii acestor Comitete si-au facut datoria si au inceput sa ofere membrilor PMIRO evenimente in care sa se cunoasca, sa faca schimb de experienta si ulterior sa pastreze legatura. A fost un pas foarte important pe care l-am facut in beneficiul membrilor si care a avut si rezultate in cresterea ratei de retentie si atragerea de noi membrii PMIRO in zonele respective. In 2017 vom continua aceste evenimente locale intr-un format imbunatatit. Am revizuit temele de discutiile si modul de desfasurare a evenimentelor de tip monthly meeting, astfel incat sa aducem mai mult dinamism, am stabilit noi regulile de participare la evenimentele PMIRO ale membrilor nostri actuali si potentiali. Analizam feedback-ul si adaptam totul astfel incat sa oferim servicii mai bune membrilor nostri.

ComunitateA: Ce motive ar avea cineva sa devina membru PMI Romania?

Daniela Chiricioaia: Motivele sunt specifice fiecaruia. Unii membri vin pentru networking, pentru a tine legatura cu alte persoane care sunt pasionate de Management de Proiect, altii pentru a avea acces gratuit la diverse resurse oferite doar membrilor PMIRO cum ar fiPMBoK Ed5 in limba romana. sau diferite workshop-uri gratuite in format traditional sau online.

ComunitateA: Cum poate cineva sa devina membru PMI Romania. Care sunt pasii pe care trebuie sa ii parcurga si care sunt costurile?

Daniela Chiricioaia: Cine isi doreste sa devina membru PMIRO trebuie sa parcurga cativa pasi foarte simpli, pe site-ul pmi.org. Pentru un membru nou, acesti pasi sunt:

• 1. creeaza cont (user si parola) pe site-ul pmi.org

 

• 2. completeaza date minime de identificare

 

• 3. apasa JOIN apoi aleg tipul de membership potrivit:
  • a. INDIVIDUAL: 129USD (PMI) + 30USD (PMIRO)

 

• • b. STUDENT: 32USD (PMI) + 10USD (PMIRO)

 

• • c. RETIREE: 65USD (PMI) + 30USD (PMIRO)

4. La aceasta prima inregistrare de membership se adauga o taxa de 10USD

Se face plata electronic, cu cardul.
Durata de valabilitate a membership-ului este de 12luni. calendaristice
La renew membership pentru urmatorul an, lucrurile sunt mai simple. Membrii nostri primesc mesaje de tip reminder in care gasesc un link, cu optiune de meniu in limba romana, in care este suficient sa fie introdus PMI ID-ul si apoi sa faca plata online.
Pentru Studenti se acorda inca un an de taxa redusa dupa finalizarea studiilor.

ComunitateA: Ce evenimente majore intentionati sa organizati in acest an?

Daniela Chiricioaia: Avem in plan doua evenimente majore pe care dorim sa le organizam in Romania. Primul eveniment dorim sa fie un eveniment de o zi, in 26 mai 2017, la nivel national. Tema principala a evenimentului:Dinamica schimbarii si managementul beneficiilor.
Locatia aleasa este la hotel Intercontinental, sala Rapsodia. Am pregatit multe sesiuni foarte interesante si o multime de surprize.
Al doilea eveniment va fi unul international, va avea o durata de doua zile si va avea loc in 22-23 septembrie 2017 cand vom aniversa si 15 ani de existenta a Chapter-ului. Tema acestui eveniment va fi Leading Change from success to significance.
Locatia acestui eveniment: Hotel Pullman, sala NewYork
Am inceput deja pregatirile astfel incat sa oferim evenimente de calitate. Suntem in cautare de speakeri pentru aceste evenimente si am lansat de curand Call-for-Speakers.

ComunitateA: Va multumesc pentru informatiile oferite si sa va doresc success in indeplinirea obiectivelor dvs.

Daniela Chiricioaia: Eu va multumesc pentru oportunitatea de a discuta despre PMIRO si planurile pe care le avem pentru viitor!