by Și totuși de ce eșuează proiectele? În momentul de față aproape toate companiile au definit și implementat una sau mai multe metodologii de livrare a proiectelor, care ghidează managerii de proiecte în activitatea de zi cu zi “pe câmpul de luptă“. Majoritatea companiilor mari au implementat în structura lor organizatorică centre de competență, gen PMO sau similare, care guvernează activitățile legate de livrarea proiectelor, definesc și instituționalizează “best practices“, distribuie lecțiile învățate în cadrul proiectelor anterioare, auditează proiectele și în general se asigură că metodologia de proiect este una potrivită organizației în cauză și aplicabilă proiectelor implementate și că aceasta este urmată de fiecare manager de proiect în cadrul proiectelor conduse.
Și cu toate astea, conform studiului publicat de McKinsey bazat pe studiul a peste 5400 de proiecte IT “high-profile“ arată că 45% din acestea depașesc bugetul alocat, 7% nu se încadrează in termenul prevăzut și mai mult de jumatate nu livrează valoarea așteptată (mai pe larg aici: http://www.mckinsey.com/insights/business_technology/delivering_large-scale_it_projects_on_time_on_budget_and_on_value). În cadrul aceluiași studiu se arată că în lista principalelor motive pentru care proiectele eșueaza, cel mai des întâlnit dintre acestea este lipsa focusului. Mai exact, obiective neclare și lipsa focusului pe obiectivele de business. Ambele au ca și cauză de bază o analiză de business defectuoasă.
O metodologie de analiză de business riguroasă presupune ca în identificarea scopului și cerințelor soluției, adică nucleul scopului proiectului, să se pornească de la analiza organizației (enterprise analysis) din perspectivă business. În acest context analiza organizatională presupune determinarea nevoii de business, identificarea lipsurilor care împiedică organizația să atingă respectiva nevoie și crearea business case-ului asociat initiativei în discuție. Ulterior, orice cerință de business, a stakeholderilor sau a soluției este validată din punct de vedere al alinierii acesteia la business case și al contribuției acesteia la satisfacerea nevoii de business. Mai mult chiar, analiza de business include mecanisme de verificare ce permit identificarea aspectelor din nevoie de business și a cerințelor de business neadresate in cadrul soluției propuse.
Prin implementarea și utilizarea în mod consistent și consecvent a unei metodologii de analiză de business se asigură evaluarea în mod obiectiv a mai multor potențiale soluții, astfel încât să fie aleasă cea mai performantă dintre acestea sau să se oprească din fașă inițiativa în cazul în care nu se identifică nicio soluție care să furnizeze suficientă valoare astfel încât să nu se limiteze la minimum resursele consumate cu proiecte fără șanse de izbândă (mai formal exprimat, minimizarea ”sunk costs” și a costului de oportunitate).
Sună bine, nu?
Și daca este atât de simplu, de ce nu se corectează acestă stare de fapt? De ce nu se practică analiza de business într-o manieră profesionistă? O statistica ce poate nu e definitorie dar cu certitudine este relevantă arată ca în România sunt 700+ specialiști certificați în managementul proiectelor și doar 20 in analiza de business.
Totuși, lipsa respectivilor profesioniști este efect și nu cauză. Teoria economică ne învață că cererea și oferta tind să se balanseze. Rezultă că numărul limitat de specialiști în determinarea cerințelor este cauzată de lipsa cererii pentru asemenea specialiști.
De cele mai multe ori respectivele cerințe sunt identificate de către experții tehnici care, uneori, printr-o coincidență fericită sunt cunoscători ai domeniului și specificului în care se desfășoară proiectul, sau de către managerii de proiect. Ca urmare toate etapele descrise mai sus sunt ignorate sau doar abordate tangential. De cele mai multe ori analiza de business are ca rezultat final un document în care sunt ”povestite” într-o manieră nestructurată cerințele tehnice și uneori cele funcționale din perspectiva departamentului IT. În toate aceste situații cerințele de business sunt neglijate conducând la rezultatele descrise în studiul McKinsey menționat mai sus.
Desigur, tratarea în mod profesionist a analizei nu garantează succesul unui proiect, dar cu certitudine stabilirea unui scop al soluției mapat complet nevoilor organizației, stategiei de dezvoltare a acesteia si specificului inițiativei crește într-un procent semnificativ probabilitatea satisfacerii tuturor constrângerilor proiectului.
