Management de proiect sau de risc?

Am sa pornesc de la faptul ca planificarea este unul din pasii importanti din viata unui proiect. Planul de proiect, si nu ma refer doar la un schedule ci la plan inteles in sensul larg al cuvantului, adica plan de comunicare, de calitate, de management al riscului, baseline de timeline si cost si toate celelalte componente ale sale, se creaza prima data undeva la inceputul proiectului si apoi se urmareste si updateaza atunci cand este cazul.

Conform normelor etice ale profesiei de project management si al celor de best practice in acelasi timp, planul de proiect trebuie sa fie “realistic, approved and bought into” dupa cum zice Rita Mulcahy. Asta inseamna ca planul de proiect nu este doar ceva pe care il facem sa fie acolo, sau ceva care daca avem noroc anticipeaza cum vor merge lucrurile, ci este chiar un plan adevarat tot asa cum facem planul unei case si apoi construim casa intocmai dupa cum e descris in plan.

Un alt proces care incepe o data cu proiectul este cel de management al riscului. Logul de riscuri este unul dintre logurile care se creeaza cel mai devreme in viata proiectului, iar riscurile sunt identificate, analizate si mitigate pe toata durata lui. Asta inseamna ca atunci cand am definitivat planul de proiect la inceputul proiectului si l-am prezentat spre aprobare, echipei, managementului etc, avem si un log de riscuri. Mai mult, conform riscurilor identificate pana in acel moment, posibil sa avem si un buget de contingenta alocat peste bugetul de proiect.

Deci avem un plan, si avem o lista de riscuri cu un plan de mitigare. Si atunci, ce mai poate merge rau in proiect? Daca planul este realist, este discutat cu toata echipa, este aprobat, avem commitment si lucrurile care il pot impacta sunt detaliate si analizate si avem un plan de a le adresa, atunci proiectul ar trebui sa mearga cat se poate de lin si sa fie extrem de simplu sa il conduci pana la final. Si totusi nu e asa! Multe proiecte, chiar si planificate bine au probleme. Daca proiectul are probleme, inseamna ca niste lucruri pe care PM-ul in plan le-a asumat ca vor merge bine, au mers prost. Si daca a facut planul cu buna credinta si cu competenta, atunci inseamna ca pe baza informatiilor de la momentul planificarii, chiar era indreptatit sa creada ca ele vor merge bine. El pur si simplu a omis posibilitatea ca anumite lucruri sa mearga prost fie pentru ca nu a avut suficiente informatii, fie pentru ca chiar nu se putea anticipa de catre nimeni la acel moment cum vor decurge evenimentele. Oricum ar fi, din punctul sau de vedere, ca PM, ambele intra sub termenul de “unknown unknowns”. Adica acele riscuri despre care el nici nu stia ca exista (daca ar fi stiut le-ai fi pus in logul de riscuri). Cu cat aceste riscuri sunt identificate mai bine, mai din timp, sau chiar anticipate mai bine daca chiar nu pot fi identificate, si cu cat sunt tratate mai bine, cu atat proiectul are mai multe sanse de a merge conform planului.
Pare-se din cele de mai sus, ca o concluzie, ca succesul unui proiect sta in 2 lucruri: o planificare buna si apoi o excelenta munca de risk management care sa inlature orice riscuri ce pot devia proiectul.

Ce vreau sa va propun este o incercare de schimbare de perspectiva la care sa va ganditi si in acelasi timp o intrebare legata de cele de mai sus.
Perspectiva noua pe care v-o propun este: in loc de un PM care planifica si apoi urmareste planul pas cu pas pentru a il duce la indeplinire, un PM care planifica si apoi lasa proiectul sa se execute singur de catre echipa conform planului, iar el, intocmai ca politia in fata coloanei oficiale, merge cu cativa pasi in fata planului asigurandu-se ca totul este pus la punct pentru ca proiectul sa nu intampine probleme in desfasurarea sa. Inlatura obstacole, comunica proactiv, asa incat atunci cand echipa a ajuns la un anumit pas din plan totul este pus la punct, pregatit, ca pasul respectiv sa se execute fara probleme.

Iar intrebarea pe care o adresez este: cum vi se pare formula

Project management = planning + risk management?