by Daca sunteti in plin proces de pregatire pentru a obtine certificarea PMP si va doare capul de la PMBoK Guide si de la “cererile de schimbare”, faceti o scurta pauza si cititi acest articol. S-ar putea, dupa aceea, ca viata sa vi se para mai frumoasa. Cererile de schimbare reprezinta un topic destul de consistent in examenul de PMP. Regasite in diferite stari ca input-uri sau output-uri in mai multe procese din grupurile de procese de executie si monitorizare & control, va pot face intr-adevar viata grea in examen. Lucrurile nu sunt insa chiar atat de complicate.
Termenul de “Change Request” apare referit in PMBOK® Guide sub diferite forme:
1. Change requests
2. Change requests status update
3. Approved change requests
4. Validated changes
1. Termenul de “Change Requests” il regasim ca output la toate procesele din grupul de monitorizare & control. Un proces de control este responsabil, printre altele, de analiza gap-ului intre ce am promis ca fac si ce am realizat de fapt in proiect. Daca gap-ul este “inacceptabil” pot genera change request-uri. De asemenea regasim termenul de “Change Requests” ca output la cateva procese din grupul de executie: Direct and Manage Project Execution, Perform Quality Assurance, Manage Stakeholder Expectations, Manage Project Team, Conduct Procurements.
Daca pe parcursul implementarii planurilor de proiect (Direct and Manage Project Execution) se identifica probleme, se pot initia change request-uri care pot modifica de la politici si procedure pana la aria de cuprindere a proiectului, timeline-uri si buget. Procesul Perform Quality Assurance include si initierea unor cereri de schimbare menite sa imbunatateasca eficienta si eficacitatea politicilor, proceselor si procedurilor organizationale. Procesul Manage Stakeholder Expectations poate avea ca rezultat initierea unor cereri de schimbare asupra produsului sau proiectului. Cererile de schimbare generate in urma procesului Manage Project Team se refera la schimbarile de resurse ca rezultat al asignarii unor resurse la alte activitati, ca urmare a subcontractarii activitatilor sau atunci cand pur si simplu resursa planificata nu mai este disponibila. In derularea procesului Conduct Procurements pot avea loc negocieri contractuale care sa aiba ca rezultat un output diferit de cel pe care l-am luat in considerare la planificare si atunci sunt initiate cereri de schimbare care sa acomodeze conditiile contractual rezultate in planurile de proiect.
2. O data generate change request-urile, apar ca input in procesul Perform Integrated Change Control, care este responsabil, pe scurt, cu analiza change request-urilor si aprobarea sau rejectarea lor. De aceea avem ca output al acestui proces Change requests status update. “Status update” se refera la approved sau rejected. Insa in instantele intermediare ale acestui proces putem sa ne gandim si la alte status update-uri: “sub analiza”, “deferred” etc.
3. In cazul in care change request-ul este aprobat atunci il regasim sub denumirea de Approved change requests ca input la urmatoarele 3 procese: Direct and Manage Project Execution, Perform Quality Control, Administer Procurements.
Direct and Manage Project Execution este procesul care se ocupa de implementarea cererilor de schimbare aprobate pe care le putem regasi sub diferite forme: actiuni corective, actiuni preventive, reparari de defecte. O cerere de schimbare aprobata poate genera update-uri la politici, proceduri, planuri subsidiare ale Project Management Plan-ului, baslien-uri etc.
La Perform Quality Control, Approved change requests sunt input pentru a le fi validata sau invalidate implementarea.
La Administer Procurements, Approved change requests pot insemna modificari la termenii si conditiile contractului inclusiv la Statement of Work, la pricing dar si la ceea ce trebuie livrat.
4. Termenul de Validated Changes apare ca output la procesul Perform Quality Control si este rezultatul pozitiv al inspectiei “obiectelor” care au fost supuse schimbarilor sau care au fost reparate. Daca nu sunt validate se pot genera noi change request-uri.
Iata mai jos si o diagrama care ilustreaza “Circuitul change request-urilor” in PMBoK Guide:
De retinut:
• Change Request-urile sunt output la toate procesele de monitorizare & control si la inca 5 procese din grupul de executie si input la Perform Integrated Change Control
• Approved change requests-urile apar ca input in 3 procese: Direct and Manage Project Execution, Perform Quality Control, Administer Procurements
• Change requests status update este output la Perform Integrated Change Control
• Validated changes este output la Perform Quality Control
