by “Evaluarea sumativa – se realizeaza la finalul unui program si urmareste monitorizarea completa a rezultatelor unui program (este centrata pe masurarea rezultatelor si ofera lectii pentru viitor).” O definitie simpla si cuprinzatoare pentru ceea ce englezii numesc post implementation review pentru un proiect/program. Ce vrea sa spuna, in esenta, aceasta scurta definitie?
Monitorizam/analizam rezultatele unui proiect/program si concluzionam: este bine (de ce?) sau este rau (de ce si ce ar fi trebuit sa facem mai bine?). Simplu nu? Orice am dorit sa construim prin intermediul proiectului/programului – un produs, un serviciu sau un proces – trebuie, in final, analizat si comparat cu ideea initiala. Ma feresc sa spun scopul initial pentru ca, in cadrul managementului de proiect, scopul constituie un pas important care reuneste mult mai mult decât simpla idee care a stat la baza intregului proiect.
Revenind, totul pare simplu la prima vedere. Si atunci de ce aceasta evaluare sumativa nu are un proces standardizat? De ce nu apare ca o etapa obligatorie in ceea ce numim management de proiect?
Raspunsurile la aceste intrebari se vor regasi mult mai usor, cred eu, daca am raspunde la o alta..intrebare: care sunt motivele pentru care realizam aceasta evaluare sumativa? Stabilind, sa zicem, primele 10 motive pentru a realiza post implementation review, probabil vom putea intui si de ce evaluarea sumativa nu are un tipar anume pe care sa-l regasim in cartile de specialitate (un set de reguli, un proces etc.).
Primul motiv pe care l-as invoca este unul foarte usor de intuit: livrabilele intregului proces/program sunt ceea ce si-a dorit initiatorul proiectului? Stim ca la sfarsitului fiecarui proiect/program se semneaza ceea ce numim generic „acceptanta” – un document prin care clientul acelui proiect/program receptioneaza livrabilele (produs, serviciu etc.) si certifica, in principiu, ca acesta corespunde cerintelor sale. Totusi, putem fi siguri ca am obtinut ce am dorit? Singura metoda de a afla este prin comparatie cu ceea ce am cerut. Este foarte posibil ca pe parcursul proiectului/programului, datorita constrângerilor de timp, buget etc, scopul proiectului sa se fi modificat. In pasul acesta al evaluarii sumative putem sa evaluam tocmai aceasta diferenta intre ce ne-am dorit si ceea ce am obtinut. Si, aditional, putem vedea si cauzele pentru care s-a inregistrat o eventuala diferenta. Deci, primul motiv ar fi evaluarea livrabilelor proiectului/programului in comparatie cu ideea initiala.
Al doilea motiv la care m-as putea gândi este unul legat de managementul de proiect. Am vazut cum ma situez cu livrabilele proiectului, hai sa vad performanta managerului de proiect. In acest mod, pot sa vad daca nu cumva diferentele inregistrate anterior sunt, in principal, din vina lui. Deci, al doilea motiv pentru care ar trebui evaluarea sumativa este legat de evaluarea managerului de proiect/program.
Un al treilea motiv, oarecum legat de cel anterior, este cel legat de performantele echipei de proiect. Este putin probabil ca oamenii din echipa de proiect/program sa nu mai fie implicati si in alte proiecte. Din acest punct de vedere, se poate dovedi foarte utila o evaluarea a lor. Chiar daca la sfarsitul fiecarui proiect/program, managerul de proiect ar trebui sa faca o evaluare a echipei de proiect, evaluarea din acest pas (al post implementation review) poate fi una mult mai obiectiva si mai cuprinzatoare.
Dincolo de factorul uman, o evaluare de proiect trebuie sa tina cont si de elementele mult mai concrete – cum ar fi buget, timp de realizare etc. Prin urmare, cred eu, unul dintre motive ar trebui sa fie legat de aceste aspecte. Asadar, cel de-al patrulea motiv ar tine de evaluarea financiara si a termenelor de implementare.
Pentru cel de al cincilea motiv, poate ca ar trebui sa incerc epuizarea a tot ceea ce inseamna evaluare generala. Prin urmare, eu cred ca un motiv ar trebui sa fie legat de dorinta de a vedea eficacitatea procesului de management de proiect/program adoptat la nivel de companie. Pentru o mai buna implementare a proiectelor/programelor, majoritatea companiilor adopta un proces care trebuie urmat pentru toate proiecte/programele din cadrul companiei. Evaluare sumativa este momentul oportun pentru a evalua si a vedea daca acest proces chiar functioneaza.
Am ajuns la jumatatea listei de motive pe care mi-am propus sa o ofer. Am epuizat in prima parte motivele evidente. Ce as mai putea adauga la aceasta lista in asa fel incat sa nu intru peste ceea ce as putea acoperi prin primele cinci motive?
Folosindu-ne de prilejul evaluarii sumative, am putea analiza si capacitatea angajatilor de a veni cu idei inovative. Prin urmare, eu cred ca al saselea motiv ar trebui legat de evaluarea ideii care a determinat initierea proiectului/programului in sine. Este foarte adevarat ca la inceputul fiecarui proiect se face o evaluare a acestuia din punct de vedere strategic, dar, parerea mea este ca nu ar trebui sa lipseasca o astfel de evaluare si dupa implementare.
Pentru cel de-al saptelea motiv, ar trebui sa tinem cont de faptul ca un proiect/program poate fi vazut ca un model de tip input-output, cu un set de mecanisme care ajuta sa obtinem output-ul (livrabilele). Prin urmare, acest motiv este legat de evaluarea setului de mecanisme care a ajutat la finalizarea proiectului/programului si la obtinerea rezultatelor. Includ aici la partea de mecanisme elemente precum planul de comunicare, aplicatia de management de proiect, diferitele tipare folosite etc.
Pentru ca, in proportie covârsitoare, proiectele au impact asupra mediului inconjurator (indiferent de scopul lor), as mentiona pentru al optulea motiv evaluarea impactului asupra mediului inconjurator – si am in vedere si partea ecologista a acestei analize.
Nu putem omite din lista de motive analiza impactului proiectului/programului asupra intregii strategii a companiei. Orice proiect are un efect – mai mult sau mai putin bun – asupra companiei in cadrul carei a fost initiat. Fie ca vorbim de un proces intern sau de un produs adresat clientilor externi, efectul exista si trebuie cuantificat. Si, astfel, am identificat si cel de al noualea motiv.
Pentru ultimul motiv din lista pe care am dorit sa o ofer, voi face o alegere poate putin mai ciudata. Prin urmare, cel de-la zecelea motiv ar trebui legat chiar de…evaluarea sumativa. Un motiv pentru care ar trebui sa facem aceasta evaluare este pentru a vedea ca ea (evaluarea) chiar functioneaza. Vazuta ca o parte importanta pentru finalul unui proiect/program, post implementation review trebuie chiar sa functioneze altfel scopul ei nu va fi atins.
Privind toata aceasta lista de motive si recitind primele intrebari, parca e mult mai simplu sa ne dam seama de ce nu avem standardizare/obligativitate pentru evaluarea sumativa in managementul de proiect promovat de institutiile recunoscute. Câte companii pot bifa OK la toate aceste evaluari expuse mai sus? Câte companii isi doresc intr-adevar sa „puna punctul pe i” si sa vada exact unde au gresit in toate zonele posibile impactate de un proiect/program? Ei bine, la aceasta ultima intrebare, desi raspunsul pare simplu, ma feresc sa raspund.
