Risk Burndown Chart

De cele mai multe ori cand vorbim despre riscuri in proiectele noastre ne gandim la procesele de identificare a riscurilor, la analiza lor calitativa si cantitativa, la dezvoltarea planurilor de raspuns pentru a le reduce impactul si/sau probabilitatea sau la rezervele de contingenta sau de management pe care bugetarea riscurilor le presupune. Totusi mai e un aspect important care nu este atat de mult discutat: Cum putem monitoriza expunerea la risc pe parcursul proiectelor?

Desigur, avem instrumentele clasice ca registrul riscurilor si matricea de riscuri care, actualizate pe parcursul proiectului, dau informatii detaliate asupra expunerii la riscurile identificate, insa aceste instrumente ne ofera un “snapshot” la un anumit moment de timp si nu ne dau informatii despre cum a evoluat expunerea la risc pe parcursul proiectului, pe masura ce acestea au fost identificate, tratate sau acceptate. Analiza versiunilor anterioare ale registrului riscurilor si comparatia intre aceste versiuni si versiunea curenta ne-ar aduce o informatie despre evolutia riscurilor in timp, dar o asemenea comparatie este dificila, pentru ca pentru fiecare moment de timp analizat ar trebui sa avem cate o versiune de risk register in vedere.

Instrumentul pe care vi-l propun pentru monitorizarea expunerii la riscuri pe parcursul proiectului se numeste Risk Burndown Chart si l-am intalnit studiind curricula de pregatire pentru certificarea PMI-ACP. Datele folosite in acest instrument pleaca tot de la un “registru al riscurilor” mai putin pretentios, care este realizat periodic. Cu Risk Burndown Chart facem un pas in plus fata de simpla actualizare a registrului: aratam trendul, in mod firesc descrescator, al expunerii totale la risc a proiectului nostru, pe parcursul desfasurarii lui. Pornind de la inceputul proiectului si pana la momentul curent, trendul va arata periodic, lunar sau la sfarsitul fiecarei iteratii de lucru, care a fost expunerea totala la riscurile din proiect.
Un exemplu practic poate ajuta la intelegerea modului de realizare
Sa consideram acest registru simplificat al riscurilor la inceputul proiectului:

Analizand acest exemplu putem spune ca avem la inceputul proiectului o expunere totala la risc in valoare de 64. Ce sunt aceste 64 de unitati este mai putin important acum. Pot fi de exemplu potentiale zile de intarziere sau mii de Euro impact in bugetul proiectului. Important este modul lor de calcul, ca suma a expunerilor la fiecare risc in parte, cu probabilitatile si impactul fiecaruia dintre ele.

Interesul echipei de proiect inca de la bun inceput este bineinteles sa diminueze aceasta expunere cat mai curand in proiect, astfel incat sa nu se manifeste si in realitate. Cu cat scadem mai repede expunerea la riscuri, scazand sau eliminand probabilitatea lor de producere sau scazand impactul  lor in proiect, cu atat proiectul va fi la adapost mai devreme de deviatii mari care ii pot afecta obiectivele.

Consideram deci ca deja incepand cu prima iteratie a proiectului (am considerat un ciclu de dezvoltare iterativ si incremental, ca in Scrum) o serie de actiuni desfasurate si finalizate cu succes de catre echipa duc la reducerea anumitor riscuri sau chiar la disparitia lor. Spre exemplu, daca folosirea unei componente externe “third party” este riscanta, putem include din prima iteratie implementarea acelei componente ca sa reducem riscul sau chiar sa il eliminam.

Astfel, sa spunem ca la sfarsitul iteratiei 1, expunerea al riscului “Risk 2” scade de la valoarea 4 la 2, si cea a riscului “Risk 6” scade de la 15 la 10. La sfarsitul iteratiei 1, am recalculat totalul pe ultima coloana a registrului riscurilor de mai sus, folosind noile valori pentru “Risk 2” si “Risk 6” si am obtinut o expunerea totala la risc mai mica, de doar 57 de unitati, fata de 64, cu cat am inceput proiectul.

Repetand evaluarea si sumarul la sfarsitul fiecarei iteratii / perioade, obtinem un Risk Burndown Chart, care sa arate variatia in timp :

• A expunerii totale la risc
• A potentialului impact al fiecaruia din riscuri, la fiecare moment de timp

Analizand acest instrument observam mai multe lucruri importante:

• Daca echipa ia actiuni de prevenire a riscurilor trendul general este de descrestere a expunerii la risc. OK – acesta este obiectivul principal pentru care folosim instrumentul. Vrem sa vedem aceasta reducere in timp, si cat mai devreme posibil.
• Se observa ca unele riscuri dispar cu totul pe masura ce echipa ia actiuni care previn/elimina sau le externalizeaza – vezi pe grafic ce se intampla cu “Risk 2” si “Risk 7”, ca exemple. Totusi instrumentul le pastreaza in “memorie”, ca istoric.
• Cateodata (vezi Iteratia 5) expunerea totala la risc in proiect poate sa creasca – graficul sa creasca per total in loc sa scada, fie prin marirea impactului anumitor riscuri existente, fie prin riscuri noi care pot fi identificate pe parcurs. E un indicator puternic ca trebuie sa actionam mai eficient.
• Unele riscuri initial vazute ca avand un impact minor (vezi Risk 3) pot deveni semnificative ca probabilitate sau impact pe parcurs, pe masura ce conditiile si proiectul evolueaza. Automat expunerea proiectului la efectul negativ al acelui risc creste. Si acest lucru este foarte important de observat pe parcurs, pentru ca astfel de situatii care par un inconvenient minor la inceput dar devin blocker sau cu efect devastator pe parcurs trebuie detectate din timp. Ca exemplu, ganditi-va la riscul plecarii unui expert din echipa. Poate am prevazut intial riscul dar pe parcurs primim semnale ca se poate materializa mai devreme decat ne asteptam. Un exemplu avem daca privim banda corespunzatoare lui “Risk 3”, si putem vedea efectiv aceasta situatie agravandu-se brusc.
• Poate fi folosit in intalnirile de Retrospectiva, de la finalul fiecarei iteratii pentru a analiza cu echipa succesul iteratiei curente si prin prisma diminuarii sau inchiderii unor riscuri existente, dar si iscurile aflate in crestere ca si grad de expunere, sau unele care, desi inchise in trecut, pot re-aparea.
• Instrumentul poate fi folosit si in abordari de proiect secventiale, non-Agile, masurand periodic, lunar spre exemplu, expunerea la risc si trasand acest grafic. Totusi variatia graficului la fiecare moment de timp vine si din inchiderea cu succes a anumitor componente, a livrarii unor fragmente finale de produs sau functionalitati “done”, deci intr-un ciclu de viata Agile veti observa un progres mai consistent de la iteratie la iteratie.
• Am putea trasa cu linie punctata si o curba de descrestere “ideala” a expunerii la risc a proiectului, pe care sa o comparam la fiecare interval de timp cu profilul exterior al graficului. Daca suntem deasupra curbei “ideale”, nu am redus suficient expunerea. Cum ar arata o astfel de curba ideala: ar putea fi o linie dreapta trasata de la maximul graficului la momentul initial si mergand catre valoarea “0”, la sfarsitul prognozat al proiectului/release-ului.

Aceasta comparatie ne ajuta pe de o parte, pentru ca ne semnaleaza daca “inchidem” riscuri intr-un ritm care ne permite incheierea “risk-free” a proiectului la finalul acestuia. Dar este oare realist sa gandim ca proiectul este lipsit de riscuri chiar si spre final?

Pe de alta parte curba respectiva trasata cu linie dreapta punctata, ca in figura de mai sus, este depate de a fi “ideala”, in mod optim ne-am dori o descrestere cat mai accelerata a riscurilor la inceputul proiectului, si mai lina catre final, ca in exemplul urmator:

Acesta este de fapt trendul pe care l-am dori urmat intr-un proiect Agile in privinta descresterii expunerii la risk. Chiar daca el nu este realizabil intotdeauna, o comparatie a trendului curent cu cel ideal ne poate sugera reprioritizarea anumitor componente/functionalitati care sa reduca riscul corespunzator mult mai devreme!

Ca si concluzie, Risk Burndown Chart este un instrument care ne ajuta sa monitorizam expunerea la riscuri pe tot parcursul proiectului si folosindu-l ca instrument de raportare Product Ownerul poate judeca prioritizarea acelor actiuni care duc la descresterea accelerata a expunerii la riscuri, chiar de la inceputul proiectului.

Tool-uri software cu care puteti realiza un Risk Burndown Chart

1. Puteti folosi un fisier Excel pentru a desena graficul; contactati-ma daca aveti nevoie de template-ul folosit pentru acest articol.
2. Exista si instrumente software specializate. Un exemplu: Aptage Risk Burndown Tool (RBd)