Povestea de iarna a unui examen de PMP

Povestea mea in privinta certificarii PMP este foarte lunga, ea fiind inceputa in aprilie 2008 cand fara sa indeplinesc neaparat conditiile de eligibilitate pentru examen, m-am hotarat sa particip la un curs de pregatire a examenului PMP. La aceea data, nu avem nici macar o ora de practica ca PM, dar asta nu m-a impiedicat sa fiu foarte entuziast in ceea ce priveste “pm-ologia” si cu tot ce implica aceasta. Dupa curs, bineinteles ca entuziasmul a scazut vertiginous, mai ales cand am constatat ca nu pot indeplini una din conditiile de eligibilitate si anume cele 3500 de ore de practica ca PM.

Dupa vreo trei luni de la absolvirea cursului, deja determinarea mea de a obtine certificarea era la o cota aproape de 0 iar entuziasmul si energia erau si ele de mult pe duca.
Asa au trecut aproape 4 ani, rastimp in care eu lucrasem si lucram ca project manager, acumulasem cele 3500 ore de practica, ca atare m-am hotarat sa revitalizez proiectul personal de a obtine in sfarsit certificarea PMP.
Odata ce “project charter”-ul a fost emis si “semnat” la sfarsitul lunii iulie 2011, eu fiind si sponsorul :), am stabilit urmatoarele:
1. Data de start a proiectului: 3 octombrie 2011 (dupa ce se lamuresc lucrurile in privinta noii metodologii de examen)
2. Data de sfarsit a proiectului: 6 ianuarie 2012 care in cazul meu corespundea cu data de examen
3. Efort total estimat si totodata planificat inclusiv week-end-uri dar fara zilele de 01.12.2011, 24.12.2011, 25.12.2011 , 31.12.2011-03.01.2012: 2 ore/zi/om*88 zile=176 ore/om
Prima data, am facut si o mica analiza a unor stakeholderi si anume sotia si fiica.
Asteptarile sotiei au fost:
1. Sa iau examenul
2. Sa nu depasesc bugetul alocat (deci din partea ei deja aveam o constrangere de buget)
3. Sa o ajut in week-end-uri in treburi ale casei cum ar fi datul cu aspiratorul, gatit, plimbat catelul (nu am catel ..dar suna frumos)
4. Invatatul pentru examen sa nu imi altereze calitatea de sot bun (???????)
Asteptarile fiicei au fost:
1. Sa iau examenul
2. Sa am disponibilitate si in continuare pentru ajutat la lectiile de matematica, cercul Arhimede si la lectiile de engleza, sa ma scarpin nedumerit in cap la lectiile de germane (mi-a spus ca nedumeririle mele la limba germana o amuza teribil, ca atare o stimuleaza sa invete mai abitir limba lui Goethe)
3. Sa am disponibilitate si in continuare pentru plimbari in parc, lectii de mers pe role, lectii de sarit coarda (eu fiind invatacelul), plimbari cu bicicleta, dezbateri indelungi si intorsul problemei pe toate fetele despre “ce s-a mai intamplat la scoala”, mers la film, mers la “caluti”, etc
4. Invatatul pentru examen sa nu imi afecteze calitatea de tata bun (?????)
5. Pot sa depasesc bugetul !!!!
Urmatoarea etapa a fost sa stabilesc ce anume trebuie sa fac:
1. Completarea aplicatiei catre PMI avand ca milestone “Aplicatie eligibila pentru examen PMP”
2. Studiu propriu zis avand ca milestone “Certificat PMP”
Am stabilit bugetul proiectului:2000 RON. Costul cursului din aprilie 2008 l-am considerat sunk cost.
Partea de procurement al proiectului a constat in:
1. Planificarea achizitionarii cartii “PMP® Exam Prep, 7th Edition” de la Rita si a fastrack-ului aferent.
2. Planificarea platii fee-ului pentru a deveni membru PMI
3. Planificarea platii fee-ului pentru examenul propriu zis
In urma unei unei foarte scurte analize a riscurilor a reiesit ca sunt doua riscuri demne de luat in seama:
1. Riscul ca aplicatia mea sa fie auditata, a fost un risc acceptat, ca atare l-am pus la curent pe seful meu ca s-ar putea trezi de la PMI cu un e-mail sau un telefon in care sa fie intrebat de proiectele in care am fost implicat.
2. Riscul de a nu lua examenul, ca atare am incercat sa ii reduc una efectele nedorite: am afiliat la PMI si in consecinta am avut din start un cost suplimentar de 129 $ deoarece in cazul ca nu luam examenul taxa de reexaminare cumulata cu costul de a fi membru PMI era mai mic decat taxa de reexaminare daca nu as fi fost membru PMI. Taxa de reexaminare am trecut-o la “contingency reserve”
Odata agregate toate cele de mai sus, am hotarat ca intervalul de doua ore pe zi alocat proiectului “Certificare PMP” trebuie sa fie consumate in intervalul orar 22.00-24.00
Bun….!!!! planificasem, analizasem, etc, stakeholderitele aprobasera toate cele de mai inainte, ce mai …o etapa importanta a proiectului se incheiase cu success.
Faza de executie intercalata cu faza de testare a constat in trei task-uri:
1. Executia planului de procurement. Executia planului de procurement a decurs fara incidente  si s-a desfasurat conform planului.
2. Completarea aplicatiei catre PMI.
Completarea aplicatiei catre PMI s-a desfasurat conform planificarii, iar riscul aferent acestui task nu s-a manifestat, aplicatia nefiind auditata. Pur si simplu dupa vreo trei zile dupa ce am facut plata taxei de examinare, m-am trezit cu un e-mail de la PMI in care eram anuntat ca aplicatia mea este OK
3. Studiul propriu-zis
Studiul propriu zis a fost un process care a constat in:
1. Citit PMBOK 4th.Proces foarte greoi, nu inteleg cauza pentru care pe mine, invariabil, ma lua somnul dupa cateva pagini citite. Ca atare, dupa doar o iteratie de citit PMBOK 4th, am renuntat la a mai repeta experinta.
2. Simulare de examen: pe net se gasesc o multime de “simulatoare” free mai mult sau mai putin realiste. Oricum pe mine, in aceasta faza, ma interesa doar sa punctez aspectele la care nu eram pregatit corespunzator. Am constatat ca nu eram deloc pregatit, rezultatele acestor simulari dupa ce citisem o data PMBOK 4th fiind invariabil intre 40% si 50%
3. Citit Rita. Aici deja lucrurile s-au schimbat. Datorita structurarii continutului si a exemplelor folosite si a altor elemente etc, lecturarea Ritei nu era generatoare de “cascaturi in rafala si in cascada”, fiind chiar o lectura placuta si pe alocuri captivanta. Am citit carte pe “knowledge area”, dupa fiecare citire, am facut un set de teste strict pe cele capitolul respectiv. Pe o foaie separata mi-am punctat toate aspectele pe care le gaseam ca nu le stapanesc bine si pe care apoi le-am recitit punctual. In urma primei iteratii “RITA”, adica citit pe “capitol”+ teste aferente de la sfarsitul fiecarui capitol, am constatat ca stau foarte bine la “scope management”, “risk management”, “integration management”, “quality management”, “time management”, stau binisor la “human resource management” si “communication management” si extrem de prost la “procurement management” (tipuri de contracte in special) si “cost management”(memorarea formulelor)
4. Ca urmare a celor de la pasul 3, am aprofundat “cost management” , “human resource management” si “communication management” iar “procurement…” l-am asimilat unui risc acceptat, fara sa mai citesc suplimentar acest capitol, bazandu-ma pe structura intrebarilor de examen in care cele legate de procurement au un procent mic.
5. Am reluat testele din fastrack si la fel mi-am notat toatele “gap”-urile constatate pe care apoi le-am recitit punctual. Datorita faptului ca stau prost cu memoria, am realizat ca trebuie sa inteleg foarte bine in-urile si out-urile pentru fiecare process. Intr-un fel, pasii 3,4 si 5 s-au desfasurat ciclic
6. In final, am facut superpmp-ul de la fastrack, in urma caruia am obtinut un scor ridicator de moral.
Precizez ca nu am citit alt material decat Rita si PMBOK 4th.
La testele pe care le-am tot facut, fie ca erau din fastrack-ul Ritei sau diversele simulatoare gasite pe net, am citit cu mare atentie explicatiile la fiecare raspuns, indiferent daca eu bifasem varianta corecta sau nu. Am constatat ca aceste explicatii la raspunsuri, ma ajuta sa asimilez mai rapid anumite notiuni si ma ajuta sa sistematizez ceea ce stiam deja.
Bineinteles ca planificarea in privinta studiului propriu zis nu s-a respectat, au fost zile in care nu am studiat 2 ore asa cum planificasem, au fost zile in care am citit doar 30 minute, etc, in acest sens facand chiar o amanare a datei efective de examen pentru ca nu ma incadram in timp.
In sfarsit a sosit ziua cea mare, 9 februarie 2012. In dimineata acelei zile, aveam impresia ca nu mai stiu nimic, ceea ce m-a facut sa ma relaxez complet si m-a determinat sa filosofez ca Moromete in zilele lui bune. Totusi reflexul de a anticipa riscuri nu l-am pierdut, in acest caz fiind riscul traficului ingreunat si riscul gasirii cu dificultate al unui loc de parcare. Ca urmare a unor actiuni prea zeloase de mitigare a celor doua riscuri de mai inainte,am ajuns la Prometric in jur de ora 12.00, avand programat examenul la ora 13.30, ca atare timp de o ora si un pic am admirat niste vajnice tinere studioase de la Romano-Americana. Chiar am surprins o discutie intre doua asemenea demne reprezentante ale tineretului studios in care una dintre ele posedand niste dimensiuni mai mult decat generoase, printre chelfaniturile unei saorme, ii spunea cu multa deferenta colegei de discutie ca “lasa fataaaaaaa, ca am scris la telemarketing ..sa ii ajunga profului”. 🙂
Una peste alta, dupa formalitatile de rigoare de la Prometric: golit buzunare, scanat, etc, odata ajuns in sala de examen bineinteles ca am avut emotii timp de patru ore si in final dupa ce am vazut alb in fata ochilor (plus completat chestionar la care am bifat la gramada la toate prima optiune) am citit magicul cuvant care incepe cu “C”

In incheiere sa va spun ce am constatat:
1. Trebuie sa respecti planning-ul de a invata, sa ai o anumita rigoare(nu degeaba am tratat obtinerea certificarii PMP ca pe un proiect, asta iti aduce un anume control si te obliga la consecventa), odata intrerupt pe o perioada lunga, e foarte dificil sa reiei.
2. Trebuie sa lucrezi cat mai multe intrebari. Nu se pune problema daca intrebarile gasite pe net sunt realiste sau nu, important este ca ele te ajuta sa vezi rapid unde stai prost si unde stai bine
3. La examen, daca in primele 30 de secunde nu reusesti sa gasesti un raspuns cat de cat multumitor, mai bine treci la urmatoarea intrebare, altfel cumulat toate aceste “pritociri” va pot face sa intrati in criza de timp.